Controle Interno: É uma ferramenta para auxiliar as operações de uma empresa ou para atrapalhar?


Muito se tem falado sobre controles internos. O que é um controle interno? É um normativo? É um sistema? Afinal, para que serve um controle interno? É uma ferramenta para auxiliar as operações de uma empresa ou para atrapalhar? É um instrumento que só é útil à auditoria ou a toda empresa?

Estas perguntas eram respondidas de diferentes maneiras, conforme a quem se perguntava. Gerentes tinham uma opinião sobre controle interno que não era a mesma dos auditores internos, que por sua vez tinham uma visão diferente dos funcionários da controladoria. A falta de um denominador comum ajudava a aumentar a confusão sobre o papel e significado dos controles internos para a empresa.

Segundo o COSO, o ponto de partida é a definição de controle interno. O que é e para que servem os controles internos? O grupo chegou à seguinte definição:

“Controle Interno é um processo, desenvolvido para garantir, com razoável certeza, que sejam atingidos os objetivos da empresa, nas seguintes categorias:

  • Eficiência e efetividade operacional (objetivos de desempenho ou estratégia): esta categoria está relacionada com os objetivos básicos da entidade, inclusive com os objetivos e metas de desempenho e rentabilidade, bem como da segurança e qualidade dos ativos;
  • Confiança nos registros contábeis/financeiros (objetivos de informação): todas as transações devem ser registradas, todos os registros devem refletir transações reais, consignadas pelos valores e enquadramentos corretos;
  • Conformidade (objetivos de conformidade) com leis e normativos aplicáveis à entidade e sua área de atuação.

De acordo com a definição acima, o objetivo principal dos controles internos é auxiliar a entidade atingir seus objetivos. Controle interno é um elemento que compõe o processo de gestão.

O controle interno é responsabilidade de todos.

Controle interno proporciona uma garantia razoável, nunca uma garantia absoluta. Controle interno efetivo auxilia a entidade na consecução de seus objetivos, mas não garante que eles serão atingidos. E por que? Por vários motivos:

  • custo/benefício: todo controle tem um custo, que deve ser inferior à perda decorrente da consumação do risco controlado;
  • conluio entre empregados: da mesma maneira que as pessoas são responsáveis pelos controles, estas pessoas podem valer-se de seus conhecimentos e competências para burlar os controles, com objetivos ilícitos.
  • eventos externos: eventos externos estão além do controle de qualquer organização. Exemplo disso, foram os acontecimentos do dia 11/09/2001, nos Estados Unidos. Quem poderia prever ou controlar os fatos ocorridos?

O Processo de Controles Internos

Como vimos, controle interno é um processo. Este processo é constituído de 8 elementos, que estão interrelacionados entre si, e presentes em todo o controle interno. Os 8 elementos são:

  • Ambiente de Controle
  • Avaliação e Gerenciamento dos Riscos
  • Fixação de Objetivos
  • Atividade de Controle
  • Identificação de eventos
  • Resposta a Risco
  • Informação e Comunicação
  • Monitoramento

Ambiente de Controle

Ambiente de controle é a consciência de controle da entidade, sua cultura de controle. Ambiente de controle é efetivo quando as pessoas da entidade sabem quais são suas responsabilidades, os limites de sua autoridade e se têm a consciência, competência e o comprometimento de fazerem o que é correto da maneira correta. Ou seja: os funcionários sabem o que deve ser feito? Se sim, eles sabem como fazê-lo? Se sim, eles querem fazê-lo? A resposta não a quaisquer dessas perguntas é um indicativo de comprometimento do ambiente de controle.

Ambiente de controle envolve competência técnica e compromisso ético; é um fator intangível, essencial à efetividade dos controles internos.

A postura da alta administração desempenha papel determinante neste componente. Ela deve deixar claro para seus comandados quais são as políticas, procedimentos, Código de Ética e Código de Conduta a serem adotados. Estas definições podem ser feitas de maneira formal ou informal, o importante é que sejam claras aos funcionários da organização. O exemplo “vem de cima”: quem dá o tom de controle da entidade são seus principais administradores.

Dicas

  • O ambiente de controle é mais efetivo na medida em que as pessoas tenham a sensação que estão sendo controladas;
  • Certifique-se que os funcionários conhecem suas responsabilidades e a função de seus serviços;
  • Verifique se há um plano adequado de treinamento;
  • Verifique se os funcionários sabem qual o padrão de conduta e ética a serem seguidos;
  • Verifique se são tomadas as ações corretivas disciplinares devidas, quando o funcionário não agir de acordo com os padrões de conduta e comportamento esperados ou de acordo com as políticas e procedimentos recomendados.

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