A quem enviar o relatório de auditoria

A distribuição de um relatório varia em função do tipo de auditoria e da organização da empresa.

EM GERAL É ENDEREÇADO:

1.  Ao diretor geral ou gerente geral.
2. Ao gerente responsável pelas atividades sujeitas à auditoria.
3. À pessoa diretamente ligada às atividades que estão sendo examinadas.
4. A cada nível da administração deve ser enviado um relatório apontando as falhas das seções examinadas.

Por exemplo: no exame da folha de pagamento são notadas as seguintes deficiências:

1. Constantemente são feitos pagamentos que excedem o valor líquido da folha;
2. Faltavam algumas declarações de dependentes;
3. Para três funcionários selecionados, as deduções foram calculadas de forma incorreta;
4. Foram pagas gratificações sem autorização.

ENVIAR RELATÓRIOS DISTINTOS AOS SEGUINTES SETORES:

1.    Alta Administração

            Pagamentos em excesso

            Gratificações sem autorização

2.    Chefe do Departamento de Pessoal

            Falta de declaração de dependentes

            Deduções calculadas incorretamente

Princípio Básico

CONHEÇA QUEM IRÁ LER O RELATÓRIO E A UTILIDADE DO RELATÓRIO PARA ELE. IDEALIZE E ESCREVA O RELATÓRIO EM FUNÇÃO DESTES PRINCÍPIOS.

CONTEÚDO BÁSICO DO RELATÓRIO

OBJETIVOS

1. Identificação das áreas auditadas.
2. Perfil dos exames realizados.
3. Data-base ou período auditado.
4. Período em que foram realizados os exames.

RESULTADOS DOS EXAMES

1. Fatos constatados e de relevância.
2. Informações relativas aos fatos constatados.
3. Descrição dos procedimentos estabelecidos e dos pontos não seguidos.

CONCLUSÕES

1. Opinião clara e concisa do auditor, suportada em fatos;
2. Comentários do auditado.

RECOMENDAÇÕES

1. Sugestões para melhorias efetivas.
2. Informações adicionais à administração.
3. Reduções de custos e/ou despesas.

ORGANIZAÇÃO, DESENVOLVIMENTO E PLANEJAMENTO DO RELATÓRIO

1. Relatório deve ser uniforme;
2. Os assuntos devem ser reunidos dando-se ênfase aos aspectos principais;
3. A exposição deve ser coerente e contínua, sem sofrer interrupções nos parágrafos e sem alterar os assuntos.

Como planejar um relatório com uniformidade, coerência e ênfase

Através de um esboço, listando os tópicos ou itens que devam ser incluídos no relatório, decida a ordem dos itens listados. Geralmente os principais itens são listados no inicio do relatório.

Revisão de esboço

• Foram incluídos todos os pontos importantes?
• Foram eliminados os pontos sem importância?
• O agrupamento dos assuntos é lógico?

Quando e como preparar o esboço

QUANDO?

• O mais próximo da data em que os serviços foram feitos.

COMO?

• Escreva sentenças curtas e objetivas;
• Separe as seções com letras de destaque;
• Use subtítulos entre as seções;
• Deixe espaço entre os parágrafos;
• A primeira sentença de cada parágrafo deve ser informativa;
• Use terminologia familiar;
• Evite parágrafos com excesso de números;
• Use gráficos, mapas ou quadros quando há muitos números.

 Os 3 “C”s do Relatório

• CLARO
• CONCISO
• CORRETO

O melhor meio de escrever relatórios pode ser sumarizado pelos 3 “C”s

• Seja “Claro” – use palavras que possam ser entendidas, evitando interpretações erradas.
• Seja “Conciso” – diga tudo que for importante, eliminando palavras desnecessárias.
• Seja “Correto” – não somente as informações, mas a escrita também deve ser correta.

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