A quem enviar o relatório de auditoria


Team Business professionals working together at office wooden desk, hands close up pointing out financial data on a report.

A distribuição de um relatório varia em função do tipo de auditoria e da organização da empresa.

EM GERAL É ENDEREÇADO:

  1.  Ao diretor geral ou gerente geral.
  2. Ao gerente responsável pelas atividades sujeitas à auditoria.
  3. À pessoa diretamente ligada às atividades que estão sendo examinadas.
  4. A cada nível da administração deve ser enviado um relatório apontando as falhas das seções examinadas.

Por exemplo: no exame da folha de pagamento são notadas as seguintes deficiências:

  1. Constantemente são feitos pagamentos que excedem o valor líquido da folha;
  2. Faltavam algumas declarações de dependentes;
  3. Para três funcionários selecionados, as deduções foram calculadas de forma incorreta;
  4. Foram pagas gratificações sem autorização.

ENVIAR RELATÓRIOS DISTINTOS AOS SEGUINTES SETORES:

1.    Alta Administração

            Pagamentos em excesso

            Gratificações sem autorização

2.    Chefe do Departamento de Pessoal

            Falta de declaração de dependentes

            Deduções calculadas incorretamente

Princípio Básico

CONHEÇA QUEM IRÁ LER O RELATÓRIO E A UTILIDADE DO RELATÓRIO PARA ELE. IDEALIZE E ESCREVA O RELATÓRIO EM FUNÇÃO DESTES PRINCÍPIOS.

 

CONTEÚDO BÁSICO DO RELATÓRIO

 

OBJETIVOS

  1. Identificação das áreas auditadas.
  2. Perfil dos exames realizados.
  3. Data-base ou período auditado.
  4. Período em que foram realizados os exames.

RESULTADOS DOS EXAMES

  1. Fatos constatados e de relevância.
  2. Informações relativas aos fatos constatados.
  3. Descrição dos procedimentos estabelecidos e dos pontos não seguidos.

CONCLUSÕES

  1. Opinião clara e concisa do auditor, suportada em fatos;
  2. Comentários do auditado.

RECOMENDAÇÕES

  1. Sugestões para melhorias efetivas.
  2. Informações adicionais à administração.
  3. Reduções de custos e/ou despesas.

 

ORGANIZAÇÃO, DESENVOLVIMENTO E PLANEJAMENTO DO RELATÓRIO

  1. Relatório deve ser uniforme;
  2. Os assuntos devem ser reunidos dando-se ênfase aos aspectos principais;
  3. A exposição deve ser coerente e contínua, sem sofrer interrupções nos parágrafos e sem alterar os assuntos.

Como planejar um relatório com uniformidade, coerência e ênfase

Através de um esboço, listando os tópicos ou itens que devam ser incluídos no relatório, decida a ordem dos itens listados. Geralmente os principais itens são listados no inicio do relatório.

Revisão de esboço

  • Foram incluídos todos os pontos importantes?
  • Foram eliminados os pontos sem importância?
  • O agrupamento dos assuntos é lógico?

Quando e como preparar o esboço

 

QUANDO?

  • O mais próximo da data em que os serviços foram feitos.

COMO?

  • Escreva sentenças curtas e objetivas;
  • Separe as seções com letras de destaque;
  • Use subtítulos entre as seções;
  • Deixe espaço entre os parágrafos;
  • A primeira sentença de cada parágrafo deve ser informativa;
  • Use terminologia familiar;
  • Evite parágrafos com excesso de números;
  • Use gráficos, mapas ou quadros quando há muitos números.

 Os 3 “C”s do Relatório

 

  • CLARO
  • CONCISO
  • CORRETO

O melhor meio de escrever relatórios pode ser sumarizado pelos 3 “C”s

 

  • Seja “Claro” – use palavras que possam ser entendidas, evitando interpretações erradas.
  • Seja “Conciso” – diga tudo que for importante, eliminando palavras desnecessárias.
  • Seja “Correto” – não somente as informações, mas a escrita também deve ser correta.
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