Metodologia do estudo do Controle Interno


O auditor deve escolher um método de estudo do controle interno, onde ele tenha certeza que ele atingirá os objetivos traçados e que o trabalho seja realizado em tempo hábil, de acordo com sua disponibilidade e que todas as informações sejam seguras. A metodologia do estudo e avaliação do Controle Interno está distribuída da seguinte forma:

  • • Documentação do Controle Interno;
    • Avaliação do Controle Interno;
    • Resultado da Avaliação do Controle Interno; e
    • Teste de Procedimentos.

Documentação do Controle Interno

A partir da metodologia escolhida pelo auditor, a documentação do controle interno deve ser feita através de papéis de trabalho. A documentação foi dividida nos seguintes critérios:
• Conhecimento
• Registro
• Revisão

Conhecimento

A primeira fase do processo para realização do estudo e avaliação do controle interno é baseado na documentação, o controle interno deve ser documentado por meio de manuais de procedimentos, que são obtidos através do conhecimento adquirido pelas áreas da organização, e cabe a auditoria determinar qual a forma de documentação através de um método padrão para o departamento, como por exemplo, o de fluxograma, identificando o caminho percorrido para o exame da operação.

Registro

É a segunda fase para realização do estudo e avaliação do controle interno, o registro tem que ser claro e objetivo e devidamente documentado de acordo com o conhecimento obtido no item anterior.
Esse item deve obedecer aos seguintes critérios:

  • “Apresentação de todas as operações em forma lógica e seqüencial;
    • Registro de todos os documentos emitidos e os controles mantidos;
    • Registro dos arquivos e forma de controle;
    • Registro de relatórios de importância contábil preparados; e
    • Cargo das pessoas que praticam as operações ou os responsáveis pela área”.

Existem três métodos de registro que são:

  • Método Descritivo
    • Método de Fluxogramas
    • Método de Questionários

Método Descritivo: Esse método deve ser utilizado somente em trabalhos de pequena escala. É um método que deve ter informações detalhadas das características do sistema que se está conhecendo, onde deve conter procedimentos, registros, arquivos, empregados e departamentos envolvidos no sistema.

Não é um método muito indicado, pois nem todas as pessoas têm habilidades para expressar sua opinião e idéias por escrito e pode gerar também uma falta de compreensão e informações necessárias para quem for analisar esse trabalho.

Método de Fluxograma: é um método muito utilizado pelas empresas, por ser uma forma bastante clara de representar o ciclo operacional da empresa graficamente e tem sido usado com bons resultados. Os fluxogramas desenvolvidos com a utilização de símbolos padronizados têm ajudado ainda mais o entendimento do sistema, por serem símbolos conhecidos e as pessoas se familiarizarem com os mesmos.

Os fluxogramas podem ser usados no lugar de outras técnicas ou até mesmo como complemento de técnicas como os questionários, nele deve identificar os procedimentos de controle, conter descrições de relatórios preparados, mostrar a segregação de tarefas e descrever as exigências e aprovação para cada transação ou documento relevante, neste caso deve ser elaborado mais de um tipo de fluxograma detalhando minuciosamente cada detalhe.

Existe também outro tipo de fluxograma que é o resumido, que relata os pontos mais significativos de um sistema.

Os dois tipos de fluxogramas são utilizados na organização com diferentes finalidades, o fluxograma detalhado é utilizado para documentar os procedimentos e controles e o resumido para apresentação e fácil compreensão do sistema.

Método de Questionário: É um método muito utilizado pelos auditores independentes. São utilizadas listas de perguntas relacionadas ao sistema e são divididas por departamentos. São usados também por auditores internos, na execução de trabalhos especiais.

Existem vários tipos de questionário, que podem ser dissertativos ou com respostas sim ou não. Ele pode trazer algumas vantagens em relação aos outros métodos apresentados como, redução de custos, facilitam a administração do trabalho, orientam o auditor para conhecer e avaliar os sistemas simples e facilitam a identificação de ineficiências nos sistemas.

Os métodos apresentados acima, não são suficientes para o conhecimento e avaliação do sistema de controle interno em sua totalidade, somente o auditor saberá qual o melhor método a utilizar, dependendo do tipo de empresa que estará avaliando.

Revisão
A revisão tem por objetivo assegurar que os procedimentos contábeis e controle interno registrados reflitam corretamente aos praticados pela empresa. Para verificar se o registro é adequado, é necessário fazer um teste selecionando algumas transações e percorrer todo o trâmite, identificando se o caminho foi o correto. Caso haja alguma divergência é necessário que se verifique, se a falha está no registro ou no controle existente.

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