Papéis de Trabalho de Auditoria Interna

1 – CONCEITUAÇÃO

Os Papéis de Trabalho de auditoria constituem um registro permanente do trabalho efetuado pelo auditor, dos fatos e informações obtidos, bem como das suas conclusões sobre os exames. É com base nos Papéis de Trabalho que o auditor irá relatar suas opiniões, criticas e sugestões.

O auditor deve documentar todas as questões que foram consideradas importantes para proporcionar evidência, visando fundamentar o relatório e parecer da auditoria e comprovar que a auditoria foi executada de acordo com o planejado

Os papéis de trabalho constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução da auditoria. Eles integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, filmes, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam.

2 – OBJETIVOS DOS PAPÉIS DE TRABALHO

• Auxiliar na execução de exames;
• Evidenciar o trabalho feito e as conclusões emitidas;
• Servir de suporte aos relatórios;
• Constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter detalhes relacionados com a auditoria;
• Fornecer um meio de revisão por Supervisores;
• Determinar se o serviço foi feito de forma adequada e eficaz, bem como julgar sobre a solidez das conclusões emitidas;
• Considerar possíveis modificações nos procedimentos de auditoria adotados, bem como no programa de trabalho para o exame subseqüente.

3 – O QUE DEVEM CONTER OS PAPÉIS DE TRABALHO

Os papéis de Trabalho devem ser preparados de modo que apresentem os detalhes importantes. Uma auditoria envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos, como resultados da elaboração imperfeita dos papéis. Por isso, os Papéis de Trabalho devem ser completos quanto a:

• Informações e fatos importantes;
• Escopo do trabalho efetuado;
• Fonte das informações obtidas;
• Suas opiniões e conclusões.

Os Papéis de Trabalho devem ser preparados tendo-se em mente seu completo entendimento por outro auditor que não teve ligação direta com o trabalho. É comum a consulta aos Papéis de Trabalho em anos posteriores para se prestar esclarecimentos ou informações sobre algum aspecto a área auditada.

Assim, podemos considerar nossos Papéis de Trabalho completos e perfeitos, toda vez que tivermos possibilidade de responder satisfatoriamente às seguintes questões, com relação ao conteúdo:

1. a) Os dados, fatos e informações estão colocados de maneira clara, concisa e bem distribuídos?
2. b) Todas as informações contidas nos Papéis são importantes para a formação de uma opinião sobre a área?
3. c) Todas as informações são necessárias para a perfeita visualização da profundidade do exame efetuado?
4. d) Na possibilidade de uma revisão futura por um elemento que não participou do exame, foram consideradas todas as informações úteis para permitir um rápido entendimento?
5. e) Todos os pontos do relatório possuem adequado suporte nos Papéis de Trabalho?
6. f) A omissão de alguma informação nos Papéis de Trabalho trará alguma conseqüência a curto, médio ou longo prazo?

4 – DIVISÃO E ARQUIVO DOS PAPÉIS DE TRABALHO

Os registros dos Papéis de Trabalho, para cada serviço, compreendem duas seções principais:

1. Arquivo Permanente, que contém informações úteis para um período de anos. Cada seção é parte necessária e integrante dos Papéis de Trabalho referentes a qualquer ano. Os arquivos Correntes são incompletos sem os Permanentes, visto que estes contêm trabalhos de auditoria e dados aplicáveis tanto ao ano corrente como a anos anteriores.
2. Arquivo Corrente, para cada período coberto pela auditoria;

4.1 – Arquivo Permanente

De modo geral, o arquivo permanente deve conter assuntos que forem de interesse para consulta sempre que se quiserem dados sobre o sistema, área ou unidade objeto da auditoria. Os papéis e anexos dessa natureza não devem ser incluídos nos arquivos Correntes, nem duplicados por material neste arquivo, mas devem ser conservados somente no Permanente. Referências cruzadas adequadas e o uso conveniente do arquivo Permanente tornarão tais duplicações desnecessárias.

Os anexos juntados ao arquivo Permanente constituem parte integrante dos Papéis de Trabalho para cada serviço e devem ser revistos e atualizados a cada exame. Material obsoleto ou substituído deve ser removido e arquivado a parte, numa pasta Permanente separada, para fins de registro.

Como cada serviço tem características próprias, o conteúdo do arquivo Permanente pode, naturalmente, variar. Assim, apresentamos a seguir, exemplos de materiais geralmente nele incluído:

• Pontos de “pré-auditoria” a liquidar;
• Pontos de “pré-auditoria” liquidados;
• Organograma da área;
• Atas de reunião da diretoria;
• Atas importantes de reunião dos dirigentes locais;
• Memorando de procedimentos;
• Modelos de impressos e registros importantes;
• Fluxograma;
• Manuais;
• Dentre outros

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