O Relatório do Auditor é a peça mais importante da Auditoria realizada. Ele representa fase principal do trabalho do Auditor que é a comunicação dos resultados.
Um Relatório mal apresentado e que permita a contestação do Auditado ou possibilita à direção da empresa fazer uma má avaliação de todo um trabalho efetuado, significa a desmoralização do valor da Auditoria e, por fim, a desmoralização do próprio profissional.
Já vimos situação em que, durante a fase de apuração dos fatos, o auditor era exímio conhecedor das técnicas e procedimentos da área onde atuava e, no entanto, na apresentação do relatório, conseguiu desmerecer todos os seus atributos técnicos, levando ao fracasso um excelente trabalho de campo.
Não temos objetivo de aqui ensinar como fazer relatórios. Buscamos, através de conceitos já consagrados e pela própria experiência, trazer aos profissionais de auditoria, subsídios, que, em nosso entender, são abrangentes e podem ser enquadrados e observados na elaboração dos relatórios de auditoria, qualquer que seja a empresa.
É através do relatório que o auditor vai mostrar o que foi examinado. É nesse momento que a direção da empresa e os envolvidos na execução das tarefas vão ser informados sobre o que pode ser melhorado.
É fundamental, portanto, que todo o trabalho de auditoria seja previamente planejado e estruturado, com conclusões lógicas e eficientes. Essa responsabilidade cabe única e exclusivamente ao auditor, que deve ter a prudência de dizer as coisas certas, no momento certo.
Muitas vezes, porém, o Auditor desperdiça relatórios, apresentando os fatos de maneira desordenada e apresentando sugestões incompatíveis às soluções esperadas.
Se o Auditor conseguir fazer com que seu relatório seja facilmente compreendido por quem quer que leia, com toda certeza poderá assegurar-se de que o seu “produto” vai ser aceito e que a alta direção da empresa saberá valorizar e apreciar o seu trabalho.
FINALIDADE
- Meio de informar o resultado de nossos trabalhos.
- “Produto” fornecido pelo auditor.
DEVE SER
- Cuidadosamente imaginado;
- Adequadamente planejado;
- Bem escrito.
DEVE CONTER
- Fatos constatados e de relevância;
- Sugestões e recomendações para melhoras efetivas;
- Procedimentos não observados;
- Comentários do auditado.
PARA O AUDITOR SERÁ
- O atestado de que notou a anormalidade e a comunicou.
- Uma imposição à gerência para que corrija a situação ou explique por que não a corrige.
- O relatório bem escrito reduz o tempo de estudo, entendimento e discussão pela gerência.
- O contato do auditor com a alta administração deve causar boa impressão.
TIPOS DE RELATÓRIOS
Existem várias formas para se definir os tipos de relatórios. No entanto, devemos considerar que o relatório já é, por si só, bastante complexo e que a designação de um tipo ou nomenclatura correta de nada vale se o conteúdo não estiver à altura das necessidades da empresa.
Porém, o Auditor deve ter estabelecido um sistema de emissão de relatórios que seja adequado ao momento ou situação, em que os fatos estejam ocorrendo ou forem apurados.
Assim sendo, podemos dividir os relatórios em 5 tipos:
1) RELATÓRIOS FINAIS SINTÉTICOS
São os que se resumem em uma simples e rápida forma de transmissão de fatos e exigem maior capacidade do auditor.
Como o próprio nome já diz, o Relatório Sintético é aquele que deve ser utilizado para informar a alta direção da empresa, de forma rápida e sucinta, sobre o que não vai bem ou necessita correção.
Os gerentes dos departamentos de empresas são homens habituados às rápidas decisões, possuindo grande capacidade de resolver problemas em poucas palavras.
Por essa razão, somos da opinião de que os Relatórios Sintéticos soa os de mais difícil elaboração, pois devem ter a propriedade de informar os fatos com poucas palavras e da forma mais abrangente possível, sem que a omissão de um pequeno detalhe prejudique o objetivo principal.
2) RELATÓRIOS FINAIS ANALÍTICOS
São os relatórios que devem levar aos setores auditados todas as informações e detalhes permissíveis à boa solução dos problemas, sem longas e infindáveis relações numéricas e cifras que não levam a nada.
Os fatos de menor relevância podem ser encontrados nos papéis de trabalhos, os quais podem ser gentilmente oferecidos pelo auditor , ou relacionados à parte quando houver necessidade.
O Relatório Analítico é o meio de comunicação que o auditor possui para se relacionar com todos os setores envolvidos nos trabalhos realizados. É a forma de se comunicar com os funcionários em nível de execução. Portanto, devem ser apresentados de maneira clara e simples.
3) RELATÓRIOS ESPECIAIS
O próprio nome diz tudo. Em nosso entender, os Relatórios Especiais são aqueles que fogem do cotidiano.
Podem ser também considerados Relatórios Confidenciais.
Entende-se por Relatório Confidencial aquele que é solicitado exclusivamente pelo diretor da empresa, e que tem interesse exclusivo sobre um determinado assunto. Exemplo: o diretor da empresa chama o gerente de auditoria (no qual deposita toda confiança) e pede para que seja observado um item ou um assunto que só a ele interessa.
Os Relatórios Especiais são também aqueles que reportam as indesejáveis fraudes de maneira reservada.
4) RELATÓRIOS PARCIAIS
Durante as verificações, o auditor muitas vezes se depara com fatos ou ocorrências que devem ser levadas de imediato ao conhecimento da gerência ou direção da empresa.
É bastante comum que durante os exames surjam problemas que exijam correções imediatas para que se evite a continuidade de falhas e haja tempo suficiente para elaboração do relatório final.
O Relatório Parcial é o recurso disponível para essa finalidade.
Ao efetuar uma auditoria no departamento pessoal, por exemplo, o auditor constata que uma determinada alíquota da GRPS- Guia de Recolhimento da Previdência Social, vem sendo calculada erroneamente. Ele deve imediatamente elaborar um Relatório Parcial comunicando a situação existente e que deve ser corrigida.
É evidente que esse relatório não terá a sobriedade e a mesma apresentação de um relatório completo sobre a extensão do ocorrido, porém, atende a necessidade de solucionar o problema.
O Relatório Parcial pode ser apresentado em uma simples folha de papel de trabalho, devidamente identificada.
O Relatório Parcial também serve para comunicar alguma dificuldade ou qualquer tipo de ocorrência que interfira diretamente no trabalho em execução ou, que de uma forma ou de outra, possa estar relacionado com a atividade do auditor.
5) RELATÓRIOS VERBAIS
Os mesmos conceitos dos relatórios escritos são aplicáveis aos Relatórios Verbais, porém com uma fundamental diferença: não existe rascunho para ser corrigido antes da redação final.
Em um relatório escrito, o auditor pode reescrever parágrafos, mudar orações e períodos, enfim, aprimorar o texto antes que esteja nas mãos do destinatário. No Relatório Verbal, quando não há uma boa preparação, o auditor torna-se mais vulnerável e sujeito a expor condições desfavoráveis a ele.
É muito importante considerar a diferença entre o que se fala e o que se escreve.
O Relatório Verbal possui uma característica que os distingue dos outros tipos de relatórios: é muito mais rápido.
O aspecto de maior importância a ser considerado pela apresentação de um Relatório Verbal, refere-se à conduta do auditor para executar a tarefa.
O auditor deve ser muito claro e objetivo, fazendo com que sua fala seja facilmente compreendida e assimilada, pois ao término de um Relatório Verbal não existem fontes para serem consultadas sobre o que não ficou claro.
Assim sendo, o Relatório Verbal também deve ser previamente planejado e estruturado, pois o auditor tem que estar preparado para “prender” a atenção dos seus ouvintes, apresentando os fatos, recomendações ou sugestões, devidamente fundamentadas para que haja o interesse comum em solucionar problemas.
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