Pontos fundamentais na elaboração do relatório de auditoria

No relatório de auditoria são mencionadas apenas as incorreções, deficiências, erros e possíveis fraudes. Não é utilizado com o intuito de parabenizar ninguém.

Caso na visita, o Auditor não constatou ponto que merecesse destaque será emitido um relatório chamado de “Carta de Visita”, mencionando nesta que não houve nenhum comentário.

Portanto, o relatório de auditoria, aos desavisados (maioria) soa como uma avaliação negativa ao seu trabalho, uma crítica, mas tem como objetivo salvaguarda das operações da empresa e tem utilidade na maioria das vezes de tirar a responsabilidade do próprio setor pelo fato a Diretoria tem conhecimento e nada fez.

1 – Discutir com o responsável pelo setor auditado, os pontos que irão constar no relatório

Acabou o trabalho de auditoria, agora posso ir embora?

Não, depois de encerrados os procedimentos de auditoria, os pontos de atenção que irão constar no relatório devem ser discutidos um a um com o responsável do setor que está sendo auditado.

É uma questão psicológica e muito importante, além de dar ciência ao responsável das incorreções, estas poderão ser previamente ajustadas tornando a auditoria dinâmica, Também se avalia o comportamento, sua concordância ou não:

• Se concordar com a incorreção relatada pelo auditor, a incorreção pode ser relatada tranquilamente;
• Havendo discordâncias, colocar as “barbas de molho” sobre os pontos controversos, ponderar as colocações e verificar sua razoabilidade, mas manter a posição se o Auditor julgar necessário e tiver firmeza (não pode relatar incorreção se no fundo não acredita se realmente houve) .

Às vezes um ponto não analisado e não considerado muito bem tira a credibilidade de outros pontos importantes. Quando o responsável pelo setor auditado nos presta esclarecimentos sobre as incorreções encontradas, estaremos também avaliando o seu comportamento e certamente a discordância será reclamada. A partir daí, poderemos fazer um novo juízo sobre o ocorrido.

Por isso é importante a presente análise face à discussão dos erros antes da emissão do relatório.

2 – Dúvidas ao relatar determinado assunto

 

Havendo dúvidas se deve relatar ou não determinado assunto, trocar idéia com um colega ou com seu gerente de auditoria.

Cada ponto, por mais que irrelevante deverá constar no relatório desde que o Auditor tenha convicção em sobre o assunto.

Caso 1: Não nos foram apresentadas as folhas originais do extrato de conta corrente do Banco X.

Ocorreu que o responsável pelas transações financeiras montava os extratos de conta corrente no Excel e vinha reiteradamente transferindo valores para a sua conta corrente.

Caso 2 – Não vem sendo conciliada a conta contábil diversos clientes (12110001-10).

O pessoal do faturamento vinha a tempos fazendo festa (“cachorro’”.) e desviando valores. O faturamento entrava em contato com os clientes, para depositarem o valor em outras contas correntes (metade do valor), o Contas a Receber baixava os valores, porém na Contabilidade não fechava com os relatórios. Como a conta não era conciliada contabilmente, apenas se descobriu o “furo” por suspeitas que o pessoal vinha trabalhar com carro importado e ganhava na época 2 a 3 salários mínimos.

 Ao Auditor cabe relatar as incorreções e não resolver a situação comentada. Nesse sentido, as mínimas coisas devem ser relatadas, pois é ela a ponta do “iceberg”, mesmo quando reiteradamente vêem sendo relatadas e a administração nada faz.  O relatório isenta toda a responsabilidade do Auditor sobre o assunto, desde que esteja relatado.

3 – Iniciar e fazer o relatório na empresa auditada

O relatório pode ser iniciado na empresa, pois nessa ocasião o assunto está “fresco na cabeça” e haverá maior facilidade em escrevê-lo.

Ocorre muitas vezes que o Auditor realiza trabalhos em outras empresas e só depois de 20 ou 30 dias fará o relatório, fato que prejudica a qualidade do mesmo.

4 – Documento solicitado e não entregue

Quando o Auditor solicita determinado documento e o mesmo não entregue.

Usar: Não nos foi apresentado tal documento.

Não usar: Não existe tal documento.

* motivo: Se ele for apresentado em uma fase posterior pelo responsável pelo setor, fica uma situação delicada para o auditor que afirmou que o contrato não existia. O Auditor será chamado a explicar o ocorrido e poderá dizer: “na ocasião da auditoria, o documento foi solicitado e não foi apresentado, aí pode-se remeter a situação na desorganização da empresa, qual o motivo da ocultação do documento”, etc.

Aqui cabe, também, um comentário quanto aos papéis de trabalho. O Auditor deve se munir de todas as provas possíveis do que for constar no relatório.

Em uma visita de auditoria, foi constatado que um contrato envolvendo altos valores não estava devidamente assinado e já havia sido pago quase todas as parcelas a ele inerente.  O Auditor tirou cópia do documento que estava sem assinatura. Porém, na reunião de apresentação do Gerente de Auditoria com a alta direção da empresa, o contrato foi apresentado assinado e ainda o responsável pelo setor culpou o Auditor pelo mau serviço. Como foi um assunto expressivo, o Auditor posteriormente verificando nos seus papéis de trabalho apresentou o contrato sem assinatura. Houve uma desconfiança, foi instaurado um processo interno para averiguar o assunto e descobriu-se que o responsável pelo setor já havia desviado milhões de reais.

Por isso o que relatar deve ser feito com base em provas, principalmente em documentos que podem ser alterados, desde a saída do Auditor até a leitura do relatório.

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