Informação e comunicação, essencial para o bom funcionamento dos controles

A comunicação é o fluxo de informações dentro de uma organização, entendendo que este fluxo ocorre em todas as direções – dos níveis hierárquicos superiores aos níveis hierárquicos inferiores, dos níveis inferiores aos superiores, e comunicação horizontal, entre níveis hierárquicos equivalentes.

A comunicação é essencial para o bom funcionamento dos controles. Informações sobre planos, ambiente de controle, riscos, atividades de controle e desempenho devem ser transmitidas à toda entidade. Por outro lado, as informações recebidas, de maneira formal ou informal, de fontes externas ou internas, devem ser identificadas, capturadas, verificadas quanto à sua confiabilidade e relevância, processadas e comunicadas às pessoas que as necessitam, tempestivamente e de maneira adequada.

O processo de comunicação pode ser formal ou informal. O processo formal acontece através dos sistemas internos de comunicação – que podem variar desde complexo sistemas computacionais a simples reuniões de equipes de trabalho – e são importantes para obtenção das informações necessárias ao acompanhamento dos objetivos operacionais, de informação e de conformidade. O processo informal, que ocorre em conversas e encontros com clientes, fornecedores, autoridades e empregados é importante para obtenção das informações necessárias à identificação de riscos e oportunidades.

A informação é o combustível que move as organizações.

Dicas

Informação e comunicação são conceitos simples. No entanto, comunicar e conseguir informações com as pessoas, de maneira prática e tempestiva, é sempre um desafio. Quando o auditor estiver preenchendo um PT sobre uma atividade ou processo, é importante avaliar a qualidade dos sistemas e fluxos das informação pertinentes na dependência auditada. Uma maneira de fazer esta avaliação é responder às seguintes perguntas:

• A dependência consegue a informação que necessita de maneira prática e tempestiva?
• A dependência tem conseguido obter as informações importantes para avaliação dos riscos internos e externos?
• A dependência tem conseguido obter informações de desempenho – i.e., informações que permitem saber se os objetivos operacionais, de informação e conformidade estão sendo atingidos?
• A dependência identifica, captura, processa e comunica as informações necessárias a seus clientes e fornecedores em tempo hábil e de maneira prática?

Autor: Prof. Ibraim Lisboa, autor do curso online Auditoria Interna, Controle Interno e Gestão de Riscos

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