A entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico. As formalidades da escrituração estão expressas no Decreto Lei 486/1969.
ELEMENTOS INDISPENSÁVEIS DOS REGISTROS
A escrituração será executada:
· em idioma e moeda corrente nacionais;
· em forma contábil;
· em ordem cronológica de dia, mês e ano;
· com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens;
· com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos e a prática de atos administrativos.
A terminologia utilizada deve expressar o verdadeiro significado das transações.
UTILIZAÇÃO DE CÓDIGOS E/OU ABREVIATURAS
Admite-se o uso de códigos e/ou abreviaturas nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e uniformes, devendo constar, em elenco identificador, no “Diário” ou em registro especial revestido das formalidades extrínsecas.
ATRIBUIÇÃO EXCLUSIVA A CONTABILISTA
A escrituração contábil e a emissão de relatórios, peças, análises e mapas demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusivas de contabilista legalmente habilitado.
TRANSCRIÇÃO DO BALANÇO E DEMAIS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
O Balanço e demais Demonstrações Contábeis de encerramento de exercício serão transcritas no “Diário”, completando-se com as assinaturas do Contabilista e do titular ou representante legal da entidade.
DIÁRIO, RAZÃO E OUTROS REGISTROS
O Diário e o Razão constituem os registros permanentes da entidade.
Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos legais da escrituração contábil, observadas as peculiaridades da sua função.
No “Diário” serão lançadas, em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza aleatória, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.
Observada esta disposição, admite-se:
- a escrituração do “Diário” por meio de partidas mensais;
- a escrituração resumida ou sintética do “Diário”, com valores totais que não excedam a operações de um mês, desde que haja escrituração analítica lançada em registros auxiliares.
- No caso de a entidade adotar para sua escrituração contábil o processo eletrônico, os formulários contínuos, numerados mecânica ou tipograficamente, serão destacados e encadernados em forma de livro.
O Livro “Diário” será registrado na Junta Comercial do Estado. Na hipótese de pessoas jurídicas não sujeitas a registro de seus atos constitutivos na Junta Comercial (como é o caso de entidades sem fins lucrativos e Sociedades Simples – SS), o registro é feito no Cartório Civil da sede.
Não há necessidade de registro do Livro Razão. Entretanto, o mesmo deve conter termo de abertura e encerramento, com a assinatura do contabilista e do responsável pela empresa.
Os demais livros auxiliares (como de entradas de mercadorias, livro de apuração do ISS, etc.) devem ser registrados de acordo com a legislação de fiscalização do respectivo órgão fazendário ou legal que determine a sua obrigatoriedade.
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Fonte: Portal de Auditoria
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