ESTRUTURAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS CONTÁBEIS

De acordo com a Lei nº 6.404/76 – art. 178 - que regulamenta as sociedades por ações (S.A.), as contas do ativo devem ser alocadas em ordem decrescente do grau de liquidez (capacidade de pagamento), enquanto as contas do passivo devem ser alocadas de acordo com o prazo das exigibilidades.

Atenção:

As contas contábeis devem estar rigorosamente conciliadas, ou seja, os lançamentos constantes na Contabilidade deverão estar suportados por documentos e ainda registrados na conta correta, bem como os saldos contábeis serem confrontados com relatórios de outros setores (contas a Receber, a pagar, etc.) para refletirem a realidade da empresa. Ocorrem muitos casos, principalmente em empresas que não têm uma Auditoria Independente, os saldos não refletem a realidade da empresa, há lançamentos em contas erradas ou faltam lançamentos, por esses motivos as contas devem estar conciliadas.

Principalmente nas contas não conciliadas a empresa perde dinheiro: pagando tributos a maior, desvios de valores, perda do controle de sua atividade, tanto operacional como financeira. Como Auditor, tenho visto ser comum em empresas não existir um confronto, por exemplo, entre o saldo contábil e o relatório de contas a receber do setor financeiro, com isso não se detecta erros, tais como: a contabilidade registra receita a maior (paga PIS, COFINS, IRPJ, CSSL a maior), baixa de uma duplicata no contas a receber mas não se encontra o lançamento contábil (erro ou indício de desvio).

Como empresário, consultor, advogado, administrador, basta solicitar ao contador a COMPOSIÇÃO DE SALDO da conta, se não houver é um grande indício (95%) de que a conta não vem sendo conciliada. Sendo apresentada a composição de saldo pelo contador, basta solicitar ao setor que tem ligação com a conta (exemplo: contas a receber) e pedir um relatório com a composição do saldo na data base do balancete/balanço. Confrontando os saldos, há uma segurança com relação à contabilidade e o outro setor.

Pode haver divergências entre o relatório Contábil e o do Contas a Receber, porém a contabilidade  já investigou as diferenças e as tem apontadas. Isso significa uma contabilidade conciliada, confrontada com relatórios de outros setores.

Resumindo:

A Contabilidade deve estar sempre conferida (conciliada) com os relatórios e posições dos demais setores da empresa.

Por exemplo: a conta clientes deve estar conciliada com o relatório do Contas a Receber; a conta de fornecedores com  o relatório do Contas a Pagar e assim por diante. Esses relatórios devem ser enviados à Contabilidade ao final de cada mês para fins de conciliação.

O Contador, por sua vez, deve ter ciência dos saldos existentes no Balancete ou no Balanço Patrimonial.

Como vimos, a certeza de que os saldos contábeis estão corretos está na empresa e quanto mais houver o confronto dos relatórios de cada setor com a Contabilidade, maior será a precisão das informações contidas no Balanço Contábil da empresa.

Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha realidade da empresa desobrigando os sócios, os administradores e o próprio contador de responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributários, civis, comerciais, penais e criminais, provando que os mesmos não agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros.

O balanço patrimonial que é um instrumento contábil que indica em um determinado momento a situação financeira, econômica e patrimonial de uma entidade e no qual as contas são classificadas em Ativo, Passivo e Contas de Resultado.