AUDITORIA IMOBILIZADO

Imobilizado: representam as aplicações de recursos em bens instrumentais que servem de meios para que a entidade alcance seus objetivos. Os bens materiais sofrem depreciação, os bens imateriais (programas de computador) sofrem amortização e jazidas e minas sofrem exaustão. Ex: Imóveis, máquinas e equipamentos, veículos, móveis e utensílios, computadores, software, etc.

As contas do Imobilizado devem estar de acordo com os controles patrimoniais da empresa. Caso tais controles sejam inexistentes deve-se manter planilha comprovando as despesas de depreciação e amortização contabilizadas, bem como, através de visualização do Razão Contábil, verificar se estão corretos os lançamentos de aquisição do imobilizado e se nas vendas foram baixadas as depreciações e o custo contábil dos bens vendidos.

Principais erros:

ü       não existe relatório do ativo imobilizado

ü       relatório não bate com a contabilidade

ü       bens do ativo imobilizado contabilizado como despesas para diminuir IRPJ e CSLL

ü       despesas contabilizadas no ativo imobilizado para melhorar o resultado

ü       contabilização no imobilizado sem documentação hábil

ü       contabilização sem a dedução do crédito do ICMS

ü       bem constante no balanço, porém está obsoleto, não está de posse da empresa

ü       taxas de depreciação incorretas ( a menor ou a maior)

ü       bens totalmente depreciados continuam sendo indevidamente depreciados

ü       bens vendidos não são baixados a depreciação e o valor original

Documentos a serem solicitados

ü       razão contábil de todas as contas do imobilizado, e a partir do razão selecionar as principais aquisições e solicitar a referida documentação para análise

ü        relatório do ativo imobilizado para verificar se os saldos batem com a contabilidade;

ü        documentos para conferência

ü        se for o caso, fazer inspeção do imobilizado adquirido

Procedimentos de auditoria - verificações

1.1) fazer testes de movimentação do imobilizado, ou seja, verificar se as aquisições e as baixas  estão em conformidade com os documentos; neste procedimento o Auditor deverá solicitar o razão contábil de 01.01 a 31.12, com a movimentação das aquisições e  baixas do imobilizado e por amostragem averiguar os valores mais representativos. Caso o razão contábil esteja contabilizado por totais mensais oriundos do sistema de controle do ativo imobilizado, solicitar razão analítico desse sistema para efetuar a conferência com os documentos;

1.2) verificar por amostragem se a empresa  está baixando corretamente o custo e a depreciação dos bens vendidos. Exemplo, na venda de um veículo deverá haver necessariamente a baixa  na conta  veículos, do valor que o veículo adquirido, e na conta de depreciação de veículos, do valor já depreciado relativamente ao bem vendido;

1.3) como papel de trabalho do Ativo Imobilizado o Auditor poderá fazer um resumo contendo: saldo inicial em 01/01 + aquisições – baixas = saldo em 31/12 e fazer a referência com o razão contábil ou razão analítico do sistema de controle do ativo imobilizado, no qual estão  feitas as análises;

1.4) através do sistema de controle do Ativo Imobilizado, por amostragem, verificar  se a empresa está depreciando os bens em conformidade com a Instrução Normativa 162/98 e 130/99. O RIR/99 trata das depreciações nos seus artigos 305 a 323;

1.5) verificar  se os totais das depreciações  constantes no  sistema de controle do Ativo Imobilizado “batem” com  o valor registrado na contabilidade;

1.6) lembrar que  a depreciação calculada a menor em um ano, não poderá ser compensada no ano seguinte, isto porque, a empresa deve observar as taxas anuais máximas de depreciação, conforme a legislação. Exemplificando:  No ano de 2002, um automóvel é depreciado a taxa de 10% ao ano,  em 2003 poderá ser depreciado no máximo à  taxa de 20% ao ano, a qual é permitida pela legislação,  não podendo ser depreciado a 30% ao ano. Caso utilize a taxa 30% ao ano, em uma fiscalização o fisco considerará indedutível a depreciação superior a taxa de 20%.

 1.7) se a empresa não possuir Controle do Ativo fixo, no mínimo deverá manter planilhas alternativas para comprovar as despesas com depreciação, senão as depreciações poderão ser glosadas pelo fisco;

1.8) demonstrar em papéis de trabalho as análises efetuadas sobre as contas do Ativo Imobilizado;

1.9) Verificar se a empresa está aproveitando o crédito de ICMS sobre as aquisições do Imobilizado,  na proporção mensal de 1/48, e lançando o valor líquido no  Ativo Imobilizado ( valor do produto menos o ICMS);

No exemplo abaixo, movimentação global do ativo imobilizado, o qual deverá constar de papel de trabalho do auditor. Como exemplo, na conta máquinas e equipamentos, no valor de R$ 100.000,00 pelo razão contábil ou pelo próprio razão do controle do ativo imobilizado, o auditor deverá solicitar e verificar a documentação inerente e assim sucessivamente para as demais contas relevantes*.

*como no exemplo abaixo, a conta outros imobilizados não deverá ser analisada, pois as aquisições de R$ 563,00 no período é irrelevante.

DEPRECIAÇÃO

Testes de depreciação: o auditor deverá selecionar alguns bens do controle do ativo imobilizado e conferir se estão corretas as taxas de deprecação.

As taxas de depreciação utilizadas que constam no sistema de controle do Ativo Imobilizado ou planilhas alternativas do cálculo da depreciação acumulada, devem estar em conformidade com a Instrução Normativa - IN SRF 162/1998 e IN SRF 130/99. O RIR/99 trata das depreciações nos seus artigos 305 a 323. Em muitos casos, utiliza-se uma taxa menor que a legislação permite, pagando-se mais tributos.

Exemplo: normalmente utiliza-se a taxa de 20% ao ano para caminhões, no entanto a taxa de depreciação da maioria dos caminhões é de 25% (neste caso reflete também no recolhimento do Pis e da Cofins, que, a partir de 01.02.04, há o crédito sobre depreciação dos bens do ativo imobilizado).

Desta forma, as principais taxas praticadas são as seguintes:

Edificações – 4% ao ano

Instalações – 10% ao ano

Móveis e Utensílios – 10% ao ano

Máquinas e Equipamentos – 10% ao ano

Ferramentas – 15% ao ano

Veículos – 20% ao ano

Caminhões – de 20% a 25%

Equipamentos de Informática – 20% ao ano

Equipamentos de Comunicação – 20% ao ano

Sendo a Contabilidade uma ciência que controla o Patrimônio das empresas, faz-se necessário, no mínimo, uma relação com todos os bens da empresa (em forma de planilha), com o valor original de aquisição, sua depreciação e saldo residual, bem como, uma cópia dos respectivos documentos de aquisição.

No exemplo abaixo, movimentação global das depreciações do ativo imobilizado, a qual deverá constar de papel de trabalho do auditor. Como exemplo, na conta máquinas e equipamentos, no valor de R$ 65.000,00 pelo razão contábil ou pelo próprio razão do controle do ativo imobilizado, o auditor deverá solicitar e verificar a documentação inerente e assim sucessivamente para as demais contas relevantes*.

*como no exemplo abaixo, a conta de móveis e utensílios não deverá ser analisada, pois as aquisições de R$ 700,00 no período é irrelevante.

Parecer - Depreciação não contabilizada ou registrada por valores insuficientes

Se a empresa não tiver contabilizado a depreciação em 20X1 ou a tiver constituído por valores insuficientes, caberá ao auditor expressar parecer com ressalva se os efeitos forem relevantes. Imaginando que o auditor está expressando opinião sobre demonstrações contábeis comparativas (20X1 e 20X0), poderia dar ao seu parecer a seguinte estrutura:

a. Parágrafos 1 e 2 - Redação padrão, mas cobrindo somente 20X1.

b. Seria feito um terceiro parágrafo descrevendo o problema da não-contabilização da depreciação em 20X1.

c. O parágrafo da opinião cobriria somente 20X1, com a correspondente ressalva "exceto quanto".

d. Seria feito um parágrafo adicional sobre a auditoria e parecer relativos a 20X0.

A redação dos parágrafos 3, 4 e 5 poderia ser:

(3) No exercício findo em 31 de dezembro de 20X1, a empresa deixou de contabilizar a depreciação correspondente à conta de máquinas e equipamentos, apesar de ter operado normalmente com tais bens. Como decorrência desse procedimento, em 31 de dezembro de 20X1, o imobilizado está registrado a maior em $_________________________, os estoques em processo e acabados a menor em $________________________, e, por conseqüência, o patrimônio líquido e o resultado do exercício findo em 31 de dezembro de20X1 estão a maior em  $_________________________, líquidos dos efeitos tributários.

(4) Em nossa opinião, exceto quanto aos efeitos da não-contabilização de depreciação descritos no parágrafo 3, as demonstrações contábeis acima referidas representam adequadamente,...

(5) As demonstrações contábeis relativas ao exercício findo em 31 de dezembro de 20X0, cujos valores são apresentados para fins comparativos, foram por nós examinadas, e nosso parecer, sem ressalva, foi datado de________de_____________________de 20X1.