Para efeito de cumprir um provérbio certo de nossa profissão “o auditoria não erra”, citamos algumas dicas para serem observadas por ocasião da elaboração dos relatórios:
- Ter o cuidado de abordar no relatório somente assuntos que possam ser adequadamente evidenciados. Sempre que possível exemplificar nos pontos as situações descritas;
- Evitar descrever no relatório situações e fatos obtidos verbalmente, cuja falta de comprovação posterior venha a colocar em dúvida o trabalho do auditor;
- Conferir todas as somas e cálculos constantes nos relatórios mesmo que se trate de informações transportadas de planilhas eletrônicas;
- Efetuar cruzamentos e fechamentos de valores contidos nos relatórios.
- Ser prático, coerente e objetivo, não ENFEITANDO seu relatório.
Pontos muito extensos tendem a ser cansativos e não serão proveitosos para o leitor. Lembremos que estamos apenas fazendo relatos e não um manual detalhado.
Por outro lado, pontos muito curtos, mal elaborados, normalmente são pobres no tocante a caracterização do assunto, deixando o leitor em dúvida quanto a real extensão dos problemas abordados.
O grande desafio é saber estabelecer um equilíbrio no desenvolvimento do ponto, normalmente um ponto padrão tem 3 fases distintas: introdução do assunto, descrição das causas e efeitos e, se necessária, as recomendações para a solução da questão.
- Nunca abrevie nada, não coloque “etc” nem escreva nomes de pessoas ou empresas incompletos.
ERROS A SEREM EVITADOS
Mencionamos, a seguir, algumas observações que foram feitas nas revisões dos relatórios:
Existe uma tendência de apenas apontar o fato, sem maiores comentários e/ou evidências, e recomendar a regularização sem expor qualquer fundamento técnico ou legal. Por exemplo:
“Verificamos que a empresa não está apresentando Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Recomendamos providenciar”.
“Constatamos que existem contas de fornecedores com saldos devedores. Recomendamos regularizar”.
No primeiro caso, existe a necessidade de expor as exigências legais, inclusive o fato de que existe penalidade para tal omissão, e citar os fundamentos legais.
Tal procedimento tem sido constatado com maior freqüência nos relatórios sobre os exames na área contábil.
Acreditamos que estas situações sejam fruto dos trabalhos que estão sendo executados, pois, com raras exceções, os exames têm se limitado aos aspectos dos documentos e/ou livros, descuidando-se do mais importante que são os procedimentos.
No segundo caso, deveriam ser evidenciados os saldos, inclusive com a análise dos motivos que causaram a anomalia citada, e fundamentada tecnicamente a recomendação.
A sugestão “recomendamos analisar e regularizar” está se tornando muito comum. Esta expressão não deve ser utilizada, considerando os seguintes aspectos:
- Se não foi analisada, não há como sugerir a regularização, uma vez que não se pode afirmar que tal se faz necessário.
- O Auditor deve atentar para a análise. Este procedimento lhe possibilitará identificar os motivos que estão causando as distorções e/ou divergências e, assim, tendo o registro dos fatos, ter um melhor embasamento para fazer recomendações.
Por vezes, por qualquer razão, não é possível proceder à análise, mas a sugestão é de grande valia. Neste caso, deverão ser expostos no relatório, e bem fundamentados, os motivos que a impossibilitaram, ficando o auditor resguardado.
Da mesma forma como mencionado no item precedente, existem muitos apontes de diferenças sem que se faça uma análise dos procedimentos que as estão causando, limitando-se apenas a recomendar “regularização” ou “análise e regularização”.
Quanto à recomendação de “analisar e regularizar”, já foi devidamente abordada em parágrafo anterior.
Quanto a recomendar a regularização, gostaríamos de alertar que o simples fato de existir uma diferença, num confronto de registros ou sistemas, não quer dizer que a empresa tenha que efetuar algum acerto.
Alertamos, também, que é mais importante atentar para os procedimentos que estão causando a diferença do que para o seu valor.
Outras chavões que vêm sendo utilizados com muita freqüência são: Constatamos que…, Observamos que…, Evidenciamos que…, Recomendamos que… Desta forma, devemos evitar o uso exagerado dessas expressões.
Por exemplo:
Constatamos que o livro Registro de Inventário não se encontra escriturado para a data base…
Poderíamos fazer diferente:
O livro Registro de Inventário não se encontra escriturado para a data base…
Evitar de colocar a entidade como sujeito da frase, conforme exemplificamos:
“A empresa não está recolhendo o Imposto de Renda Retido na Fonte…”
Neste ponto temos que salientar que a empresa não executa nada, é inerte. Nesse sentido temos que ter o cuidado de relatar de uma forma diferente, pode ser assim:
“Não está sendo efetuado o recolhimento do Imposto de Renda Retido na Fonte…”
Veja mais sobre o assunto: Documentação em Auditoria Interna – Papéis de trabalho e Relatórios de Auditoria
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