O Processo de Controle Interno – Segundo o Coso

Segundo o Coso, controle interno é um processo. Este processo é constituído de 5 elementos, que estão inter-relacionados entre si, e presentes em todo o controle interno. Os 5 elementos são:

• Ambiente de Controle
• Avaliação e Gerenciamento dos Riscos
• Atividade de Controle
• Informação e Comunicação
• Monitoramento

Primeiro Elemento: Ambiente de Controle

Ambiente de controle é a consciência de controle da entidade, sua cultura de controle. Ambiente de controle é efetivo quando as pessoas da entidade sabem quais são suas responsabilidades, os limites de sua autoridade e se têm a consciência, competência e o comprometimento de fazerem o que é correto da maneira correta. Ou seja: os funcionários sabem o que deve ser feito? Se sim, eles sabem como fazê-lo? Se sim, eles querem fazê-lo? A resposta não a quaisquer dessas perguntas é um indicativo de comprometimento do ambiente de controle.

Ambiente de controle envolve competência técnica e compromisso ético; é um fator intangível, essencial à efetividade dos controles internos.

A postura da alta administração desempenha papel determinante neste componente. Ela deve deixar claro para seus comandados quais são as políticas, procedimentos, Código de Ética e Código de Conduta a serem adotados. Estas definições podem ser feitas de maneira formal ou informal, o importante é que sejam claras aos funcionários da organização. O exemplo “vem de cima”: quem dá o tom de controle da entidade são seus principais administradores.

Dicas

• O ambiente de controle é mais efetivo na medida em que as pessoas tenham a sensação que estão sendo controladas;
• Certifique-se que os funcionários conhecem suas responsabilidades e a função de seus serviços;
• Verifique se há um plano adequado de treinamento;
• Verifique se os funcionários sabem qual o padrão de conduta e ética a serem seguidos;
• Verifique se são tomadas as ações corretivas disciplinares devidas, quando o funcionário não agir de acordo com os padrões de conduta e comportamento esperados ou de acordo com as políticas e procedimentos recomendados.

 Segundo Elemento: Avaliação e Gerenciamento dos Riscos

As funções principiais do controle interno, como vimos, estão relacionadas ao cumprimento dos objetivos da entidade. Portanto, a existência de objetivos e metas é condição “sine qua non” para a existência dos controles internos. Se a entidade não tem objetivos e metas claros, não há necessidade de controles internos.

Uma vez estabelecidos e clarificados os objetivos, deve-se:

• identificar os riscos que ameacem o seu cumprimento; e
• tomar as ações necessárias para o gerenciamento dos riscos identificados.

Avaliação de riscos é a identificação e análise dos riscos associados ao não cumprimento das metas e objetivos operacionais, de informação e de conformidade. Este conjunto forma a base para definir como estes riscos serão gerenciados.

Os administradores devem definir os níveis de riscos operacionais, de informação e conformidade que estão dispostos a assumir. A avaliação de riscos é uma responsabilidade da administração, mas cabe à Auditoria Interna fazer uma avaliação própria dos riscos, confrontando-a com a avaliação feita pelos administradores. A identificação e gerenciamento dos riscos é uma ação proativa, que permite evitar surpresas desagradáveis.

Identificação dos riscos

Risco é a probabilidade de perda ou incerteza associada ao cumprimento de um objetivo. Para cada objetivo proposto deve ser feito um processo de identificação dos riscos.

Como auxílio neste processo de identificação dos riscos, sugerimos que o auditor responda as perguntas abaixo, para cada objetivo elencado, anotando as respostas que representarem uma ameaça possível:

• O que pode dar errado?
• Como e onde podemos falhar?
• O que deve dar certo ?
• Onde somos vulneráveis?
• Quais ativos devemos proteger?
• Temos algum ativo líquido ou de uso alternativo?
• Como podemos ser roubados ou furtados?
• Como poderiam interromper nossas operações?
• Como sabemos se nossos objetivos foram (ou não) alcançados?
• Quais informações são as mais importantes ?
• Onde gastamos mais dinheiro?
• Como faturamos e cobramos nossas vendas?
• Quais decisões requerem mais análise?
• Quais atividades são mais complexas?
• Quais atividades são mais regulamentadas?
• Quais são nossas maiores exposição ao risco legal?

Análise dos Riscos

Uma vez identificados os riscos, devemos avaliá-los, levando em conta os seguintes aspectos:

• qual a probabilidade (freqüência) dos riscos ocorrerem?
• em caso de ocorrer, qual seria o impacto nas operações, considerando os aspectos quantitativos e qualitativos?
• verifique, em sua opinião, quais ações seriam necessárias para administrar os riscos identificados.

Dicas

• Certifique-se que a entidade tenha uma missão clara, e que as metas e objetivos estejam formalizados
• Avalie os riscos a nível de dependência e setor
• Avalie os riscos a nível de processo
• Elabore um papel de trabalho para cada atividade relevante, priorize as atividades e processos mais críticos e aquelas que podem ser melhoradas.

Terceiro Elemento: Atividades de Controle

São aquelas atividades que, quando executadas a tempo e maneira adequados, permitem a redução ou administração dos riscos. As atividades de controle compreendem o que, na sistemática de trabalho anterior à do COSO, era tratado como controle interno. Podem ser de duas naturezas: atividades de prevenção ou de detecção. As principais atividades de controle, e suas respectivas naturezas, são:

a) – Alçadas (prevenção): são os limites determinados a um funcionário, quanto a possibilidade deste aprovar valores ou assumir posições em nome da instituição. Exemplos:

Estabelecimento de valor máximo para um caixa pagar um cheque

Estabelecimento dos tetos assumidos por um operador de mercado para cada horizonte de investimento

Estabelecimento de alçada operacional para o Comitê de Crédito de uma agência.

b) – Autorizações (prevenção): a administração determina as atividades e transações que necessitam de aprovação de um supervisor para que sejam efetivadas. A aprovação de um supervisor, de forma manual ou eletrônica, implica que ele (ou ela) verificou e validou a atividade ou transação, e assegurou que a mesma está em conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos. Os responsáveis pela autorização devem verificar a documentação pertinente, questionar itens pouco usuais, e assegurarem-se de que as informações necessárias à transação foram checadas, antes de darem sua autorização. Jamais devem assinar em branco ou fornecerem sua senha eletrônica

c) – Conciliação (detecção): é a confrontação da mesma informação com dados vindos de bases diferentes, adotando as ações corretivas, quando necessário

d) – Revisões de Desempenho (detecção): Acompanhamento de uma atividade ou processo, para avaliação de sua adequação e/ou desempenho, em relação às metas, aos objetivos traçados e aos benchmarks, assim como acompanhamento contínuo do mercado financeiro (no caso de bancos), de forma a antecipar mudanças que possam impactar negativamente a entidade. Exemplos:

• monitoração do comportamento de usuários de cartões de crédito (lugares inusitados, produtos diferentes etc.)
• monitoração e questionamento de flutuações abruptas nos resultados de agências, produtos, carteiras próprias e de terceiros
• monitoração de valores realizados e orçados em unidades, com o objetivo de identificar dificuldades/problemas
• acompanhamento da concorrência, visando o lançamento de novos produtos

e) – Segurança Física (prevenção e detecção): os valores de uma entidade devem ser protegidos contra uso, compra ou venda não-autorizados. Um dos melhores controles para proteger estes ativos é a segurança física, que compreende controle de acessos, controle da entrada e saída de funcionários e materiais, senhas para arquivos eletrônicos, ‘call-back’ para acessos remotos, criptografia e outros. Incluem-se neste controle os processos de inventário dos itens mais valiosos para a entidade (p.ex., conferência de numerário)

f) – Segregação de Funções (prevenção): a segregação é essencial para a efetividade dos controles internos. Ela reduz tanto o risco de erros humanos quanto o risco de ações indesejadas. Contabilidade e conciliação, informação e autorização, custódia e inventário, contratação e pagamento, administração de recursos próprios e de terceiros, normatização (gerenciamento de riscos) e fiscalização (auditoria) devem estar segregadas entre os funcionários

g) – Sistemas Informatizados (prevenção e detecção): controles feitos através de sistemas informatizados dividem-se em dois tipos:

• controles gerais: pressupõe os controles nos centros de processamentos de dados e controles na aquisição, desenvolvimento e manutenção de programas e sistemas. Exemplos: organização e manutenção dos arquivos de back-up, arquivo de log do sistema, plano de contingência;
• controles de aplicativos: são os controles existentes nos aplicativos corporativos, que têm a finalidade de garantir a integridade e veracidade dos dados e transações. Exemplos: validação de informações (checagem das informações com registros armazenados em banco de dados).

h) – Normatização Interna (prevenção): é a definição, de maneira formal, das regras internas necessárias ao funcionamento da entidade. As normas devem ser de fácil acesso para os funcionários da organização, e devem definir responsabilidades, políticas corporativas, fluxos operacionais, funções e procedimentos.

As atividades de controle devem ser implementadas de maneira ponderada, consciente e consistente. Nada adianta implementar um procedimento de controle, se este for executado de maneira mecânica, sem foco nas condições e problemas que motivaram à sua implantação. Também é essencial que as situações adversas identificadas pelas atividades de controles sejam investigadas, adotando-se tempestivamente as ações corretivas apropriadas.

Quarto Elemento: Informação e Comunicação

A comunicação é o fluxo de informações dentro de uma organização, entendendo que este fluxo ocorre em todas as direções – dos níveis hierárquicos superiores aos níveis hierárquicos inferiores, dos níveis inferiores aos superiores, e comunicação horizontal, entre níveis hierárquicos equivalentes.

A comunicação é essencial para o bom funcionamento dos controles. Informações sobre planos, ambiente de controle, riscos, atividades de controle e desempenho devem ser transmitidas à toda entidade. Por outro lado, as informações recebidas, de maneira formal ou informal, de fontes externas ou internas, devem ser identificadas, capturadas, verificadas quanto à sua confiabilidade e relevância, processadas e comunicadas às pessoas que as necessitam, tempestivamente e de maneira adequada.

O processo de comunicação pode ser formal ou informal. O processo formal acontece através dos sistemas internos de comunicação – que podem variar desde complexo sistemas computacionais a simples reuniões de equipes de trabalho – e são importantes para obtenção das informações necessárias ao acompanhamento dos objetivos operacionais, de informação e de conformidade. O processo informal, que ocorre em conversas e encontros com clientes, fornecedores, autoridades e empregados é importante para obtenção das informações necessárias à identificação de riscos e oportunidades.

A informação é o combustível que move as organizações.

Dicas

Informação e comunicação são conceitos simples. No entanto, comunicar e conseguir informações com as pessoas, de maneira prática e tempestiva, é sempre um desafio. Quando o auditor estiver preenchendo um PT sobre uma atividade ou processo, é importante avaliar a qualidade dos sistemas e fluxos das informação pertinentes na dependência auditada. Uma maneira de fazer esta avaliação é responder às seguintes perguntas:

• A dependência consegue a informação que necessita de maneira prática e tempestiva?
• A dependência tem conseguido obter as informações importantes para avaliação dos riscos internos e externos?
• A dependência tem conseguido obter informações de desempenho – i.e., informações que permitem saber se os objetivos operacionais, de informação e conformidade estão sendo atingidos?
• A dependência identifica, captura, processa e comunica as informações necessárias a seus clientes e fornecedores em tempo hábil e de maneira prática?

Quinto Elemento: Monitoramento

O monitoramento é a avaliação dos controles internos ao longo do tempo. Ele é o melhor indicador para saber se os controles internos estão sendo efetivos ou não.

O monitoramento é feito tanto através do acompanhamento contínuo das atividades quanto por avaliações pontuais, tais como auto-avaliação, revisões eventuais e auditoria interna.

A função do monitoramento é verificar se os controles internos são adequados e efetivos. Controles adequados são aqueles em que os cinco elementos do controle (ambiente, avaliação de riscos, atividade de controle, informação & comunicação e monitoramento) estão presentes e funcionando conforme planejado. Controles são eficientes quando a alta administração tem uma razoável certeza:

• Do grau de atingimento dos objetivos operacionais propostos;
• De que as informações fornecidas pelos relatórios e sistemas corporativos são confiáveis; e
• Leis, regulamentos e normas pertinentes estão sendo cumpridos.

Autor: Prof. Ibraim Lisboa, autor do curso online Auditoria Interna, Controle Interno e Gestão de Riscos

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