O controle interno foi definido pelo “AICP – Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados” como o plano de organização e todos os métodos e medidas, coordenados e adotados numa empresa com o objetivo de:
– Salvaguardar os ativos de prejuízos decorrentes de fraudes ou de erros não intencionais;
– Assegurar a validade e integridade dos dados contábeis que serão utilizados pela gerência para a tomada de decisões;
– Incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às normas estabelecidas pela administração.
O controle interno, em sentido amplo, abrange controles que podem ser caracterizados como administrativos e operacionais.
Controles Administrativos
Esses controles, também chamados de controles gerenciais, compreendem os métodos e procedimentos referentes principalmente à eficiência operacional e obediência às diretrizes administrativas. Em geral, incluem controles como analises estatísticas, relatórios de desempenho, orçamentos, estudos de tempo e movimento, programas de desenvolvimento de pessoal, etc.
Controles Operacionais
São aqueles destinados a assegurar o cumprimento dos objetivos específicos de uma operação ou transação. Abrangem os chamados controles gerenciais e incluem relatórios, registros, formulários, sistema de autorização e aprovação, segregação de funções e muitos outros.
A AUDITORIA INTERNA NO PROCESSO DE CONTROLE
A Auditoria Interna pode ser conceituada como um elemento de controle, que tem como um de seus objetivos, a avaliação dos controles internos da empresa. O auditor se vale do levantamento do sistema, que compreende o plano de organização e a política de procedimentos, com a finalidade de verificar se este oferece proteção aos ativos da companhia e confiabilidade nas informações e dados de natureza gerencial. Numa segunda etapa cabe ao auditor, através de aplicação de testes de auditoria, avaliar a eficiência operacional do sistema e verificar se está havendo adesão às diretrizes estabelecidas pela administração.
As informações necessárias à avaliação do sistema são obtidas pelo auditor através de entrevistas como colaboradores da empresa, manuais de procedimentos, registros ou documentos etc., sendo evidenciados em organogramas, fluxogramas, manuais de controle interno e questionários de avaliação, que devem ser periodicamente revistos e atualizados.
A extensão e a natureza dos testes de auditoria a serem adotados para avaliação da eficiência operacional do sistema é substancialmente influenciada pelos procedimentos adotados pela empresa. Nos aspectos específicos em que os controles são considerados fracos o auditor deveria efetuar exames de auditoria mais profundos e ou ampliar a extensão dos mesmos.
Cabe à administração a responsabilidade pela criação e manutenção de controles internos, limitando-se a responsabilidade do auditor a:
- avaliar os procedimentos em vigor e determinar se os mesmos oferecem um grau de confiança razoável;
- verificar se o sistema está sendo corretamente aplicado;
- reportar as falhas observadas, oferecendo recomendações para saná-las.
O estudo e avaliação, assim como as recomendações feitas pela Auditoria, não isentam nem diminuem a responsabilidade dos administradores de uma atividade. A ação corretiva sugerida pela Auditoria, mesmo quando essa ação seja explicitamente a modificação de um procedimento de controle, não implica na transferência da responsabilidade dos administradores para o auditor.
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