3.1 CONCILIAÇÃO CONTÁBIL E COMPOSIÇÃO DE SALDOS

- Mensal ou ao menos semestralmente cada conta contábil deve ser conciliada e ter a composição de saldo. Composição de saldo é na verdade um controle interno, onde o Contador ou qualquer outro usuário da  Contabilidade sabe o que contém discriminadamente em cada conta contábil, por exemplo: a conta  de um fornecedor tem o saldo de R$ 100.000,00,  a Contabilidade tem o saldo total, pela Composição de Saldo  desta conta sabemos que são as seguintes faturas:

-         fat. 1010, data de  emissão 10/10/x1, vencimento 10/02/x2 – R$ 35.000,00;

-         fat. 1311, data de  emissão 30/12/x1, vencimento 30/03/x2 – R$ 65.000,00;

-         As faturas totalizam R$ 100.000,00, conforme saldo contábil;

-         A composição de saldo pode ser relatório emitido pelo própria contabilidade ou relatório emitido por outro setor, desde que o saldo seja o mesmo, ou demonstradas as diferenças;

-         A Contabilidade deve ter  o controle nas “mãos”, dos valores nela registrados, não serve a desculpa que tal setor está bagunçado, pode até estar, mas a Contabilidade deve manter o controle dos registros, até mesmo para não duplicar lançamentos, receitas, despesas, apurar impostos incorretamente, consequentemente a empresa paga impostos a maior ou sofre autuações fiscais.

- A conta Caixa deverá estar em conformidade com os boletins de caixa, caso os mesmos não sejam elaborados pela empresa o Contador deverá examinar o Razão da conta Caixa para evitar lançamentos incorretos;

- As contas bancárias e de aplicações financeiras devem estar de acordo com os extratos bancários e ou conciliações dos bancos;

- A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatório de contas a receber. A cada período ou fechamento de balanço a Contabilidade deverá solicitar  ao financeiro da empresa a posição das duplicatas a receber naquela data, esse procedimento evita erros contábeis, por exemplo o lançamento a maior de Receitas que proporciona  o pagamento a maior de tributos (PIS, Cofins, IRPJ, CSSL, ICMS, IPI, e outros);

-As contas de Adiantamentos e outros créditos devem ser conciliadas no sentido de verificar pendências existentes de longa data, as quais não refletem a posição consignada no balancete, bem como atentar para a documentação suporte dos lançamentos contábeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros;

-A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posição do Inventário a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balanço     (Lucro  Real Anual, Lucro Presumido e Simples) , se e a empresa apura o  Imposto de Renda  anual com suspensão ou redução, mês a mês deve manter um relatório de estoque não sendo necessário o registro no Livro de Inventário. A Contabilidade deve atentar para o preço unitário de cada mercadoria ou produto, podendo avaliar as mercadorias compradas para revenda  pelo valor das últimas aquisições menos o ICMS. No caso de fabricação de produtos a matéria-prima pode ser avaliada pelo preço das últimas aquisições menos o ICMS e IPI, os produtos acabados avaliados por 70% do maior preço de venda ( sem deduzir o ICMS) e os produtos em elaboração avaliados por 56% do maior preço de venda ( sem deduzir o ICMS);

-A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os documentos;

-Nas contas do Realizável a Longo Prazo, a Contabilidade deve verificar se os lançamentos estão suportados por documentos hábeis e se não há lançamentos incorretos. Exemplo: se o pagamento do contrato de mútuo está suportado por recibo, contrato etc.;

-Se Investimentos relevantes em coligadas ou controladas  estão avaliados pelo método da equivalência patrimonial, quando estiverem solicitar balanço a essas empresas para efetuar os lançamentos contábeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalência patrimonial não incide  tributação (IRPJ, CSSL, PIS, Cofins) e no caso de resultado negativo são indedutíveis para fins de IRPJ e CSSL;

- As contas do Imobilizado e Diferido devem estar de acordo com os controles patrimoniais da empresa, caso não existam a Contabilidade deverá manter planilha comprovando as despesas de depreciação e amortização contabilizadas, bem como, através de visualização do Razão Contábil verificar se estão corretos os lançamentos de aquisição do imobilizado e se nas vendas foram baixadas as depreciações e o custo contábil dos bens vendidos;

- As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatório das contas a pagar ou o setor Financeiro deve realizar uma composição de saldos de cada fornecedores com o objetivo de confrontar com a contabilidade. O Contador poderá utilizar conta contábil distinta para os fornecedores mais representativos objetivando o controle contábil dessas contas;

- Os tributos a pagar e em dia devem conferir com o pagamento no mês seguinte, os tributos a pagar em atraso devem ser relacionados  em planilhas a parte para contabilização dos juros e multas e posterior conferência com os saldos contábeis;

-Empréstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato objetivando a contabilização dos juros e das atualizações pelo período de competência e mantidas planilhas de conferência do cálculo dos juros, atualizações monetárias e outras despesas para que a empresa não desembolse a mais do que o estipulado no contrato de empréstimo ou financiamento;

-Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s) mês(es) seguinte(s) ou manter planilha com composição de saldos;

-Provisão de férias e 13º salário devem estar de acordo com relatório analítico por funcionários, fornecido pelo setor de Pessoal;

-As contas do Exigível a longo prazo devem ser verificadas com relação aos documentos suportes de movimentação no ano, a classificação superior a 12 meses após encerramento do balanço e planilhas subsidiárias;

- As contas do Patrimônio Líquido devem refletir o capital social de acordo com o contrato social e alterações, as realizações das reservas de reavaliação motivadas por vendas e depreciações de bens reavaliados e se as movimentações das demais contas, inclusive lucros/prejuízos acumulados  estão corretos;

-As receitas devem ser conciliadas com o livro de apuração do Icms, IPI ou do ISS, para evitar lançamentos a maior ou a menor, com conseqüências tributárias. Até porque em uma fiscalização o fiscal tem o direito de exigir tais livros;

-As despesas devem ser consistentes com relação à documentação suporte e à atividade da empresa, é importante que o Contador visualize, através do Razão Contábil, se não há distorções nos lançamentos contábeis das despesas ou classificação indevida. 

Pontos retirados da Obra Auditoria Gerencial, para acessar o conteúdo atualizado da Obra, clique aqui. 

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