DISPONÍVEL - 1. AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS

1.1 - Caixa

a) As funções do caixa são limitadas às específicas de caixa (descreva outras funções executadas pelo caixa) ?

b) É vedado o acesso do caixa aos registros contábeis e as contas de clientes?

c) O caixa tira férias regularmente (indicar quem o substitui e como se processa a transferência de responsabilidade, inclusive no seu retorno)?

d) É da responsabilidade de funcionário alheio ao caixa a custódia de títulos a receber e de títulos e valores negociáveis ou conversíveis (indicar o responsável) ?

e) São efetuadas revisões internas das operações de caixa (indicar por quem, freqüência e data da última realizada)?

f) O caixa efetua contagem diária dos fundos por funcionários alheios ao caixa, com evidências adequadas (indicar por quem, freqüência e data da última realizada)?

g) São efetuadas contagem de surpresa dos fundos por funcionários alheios ao caixa, com evidências adequadas (indicar por quem, freqüência e data da última realizada)?

h) São elaborados boletins ou outros livros de caixa para registro das operações ?

i) Tais boletins ou outros livros de caixa contém :

i.1 - vistos do caixa responsável ?

i.2 - vistos de aprovação superior (indicar de quem)?

I.3 - evidências de conferências de somas e apuração dos saldos ?

j) São utilizadas máquinas autenticadoras de caixa ?

k) As máquinas autenticadoras são controladas por pessoal alheio à área de caixa (indicar por quem e descrever detalhadamente o controle exercido), quanto a:

k.1 - custódia das chaves de acionamento e suas duplicatas?

k.2 - autorização para abertura e fechamento ?

k.3 - autorização para estornos, ajustes, etc. ?

k.4 - utilização de bloqueadores, senhas, contadores, acumuladores, etc.?

l) Existem normas por escrito quanto ao funcionamento do caixa (anexá- las ou descrevê-las) ?

m) E adequado o local de instalação do caixa, quanto a :

m.1 - funcionabilidade ?

m.2 - proteção (guarda, trânsito de numerário interna e externamente e inacessibilidade de terceiros) ?

n) São satisfatórias as medidas de segurança quanto a roubo e fogo ?

1.2 - Recebimentos

a) Os sistemas de recebimentos evitam que os funcionários que controlam contas a receber, vendas à vista, etc. Tenham acesso aos recebimentos antes de sua entrega no caixa ( descrever os sistemas e indicar as pessoas autorizadas a endossar cheques para depósitos)?

b) A correspondência é dirigida e aberta por pessoal alheio ao manuseio de numerário e contas a receber (indicar por quem)?

c) Os cheques ou os valores recebidos por correspondência são entregues ao caixa devidamente relacionados e contra-recibo (indicar por quem e como se processam) ?

d) As relações mencionadas são confrontadas com os registros dos recebimentos (indicar por quem e freqüência) ?

e) Os recebimentos efetuados por cobradores, viajantes, vendedores e/ou outros funcionários da empresa são controlados quanto a :

e.1 - entrega protocolada dos títulos a cobrar ?

e.2 - entrega protocolada dos talões de recibos ?

e.3 - inspeção física periódica dos títulos e recibos em seu poder (indicar por quem, freqüência e data da última realizada) ?

e.4 - conferência dos relatórios contendo o produto da cobrança ?

e.5 - estabelecimento de norma exigindo o imediato depósito do produto da cobrança nas contas bancárias da empresa ?

f) As filiais, sucursais, agências, etc., que efetuam cobranças e vendas à vista, depositam seu produto imediata e integralmente nas contas bancárias da empresa (indicar se as contas bancárias são movimentadas somente pela matriz e, caso contrário, se seria recomendável a adoção deste procedimento) ?

g) Os cheques recebidos são carimbados imediatamente com carimbo de depósito restritivo (indicar o texto e quem e quando carimba) ?

h) O departamento de cobrança envia diretamente à contabilidade relações das duplicatas encaminhadas ao caixa para recebimentos ?

i) São encaminhados à contabilidade, por pessoal alheio ao caixa, relações das vendas à vista (indicar por quem) ?

j) A contabilidade, a partir do recebimento das relações referidas nas letras “h” e “i”, confirma a inclusão dos valores nos movimentos de caixa ?

k) São utilizados recibos pré-numerados para controle das importâncias recebidas:

k.1 - pelo caixa ?

k.2 - por cobradores, vendedores, etc. ?

l) Os recibos especificam a natureza dos recebimentos e dados relativos aos cheques recebidos (coletar modelos e descrever número e destinação de vias ) ?

m) São controlados e inspecionados os estoques de talões de recibos e notas fiscais de vendas à vista, visando impedir a sua utilização indevida (indicar por quem, freqüência das inspeções e a data da última realizada) ?

n) Os recebimentos são depositados diária e integralmente ?

o) A contabilidade certifica-se de que os recebimentos foram depositados diária e integralmente ?

p) São discriminados nos recibos de depósitos os dados identificados dos cheques recebidos ?

q) Os avisos bancários de cheques depositados e não aceitos pelos bancos são encaminhados a pessoal alheio ao caixa (indicar a quem) ?
r) Tais avisos são contabilizados imediatamente (indicar como em quem providencia sua cobrança ou reposição) ?

s) A empresa tem por norma aceitar cheques pré-datados (indicar como em por quem são custodiados e controlados, inclusive quanto à cobrança oportuna) ?

t) São emitidos recibos pelo recebimento de cheques pré-datados (indicar a data de emissão) ?

u) Os títulos são quitados nos recebimentos com cheques pré-datados (indicar a data de quitação) ?

v) São contabilizados os cheques pré-datados recebidos ?

x) Existe um adequado controle sobre os descontos concedidos para os recebimentos, inclusive quanto aos deduzidos diretamente nas remessas por correspondência , por cobradores, filiais, etc. (Indicar como é processado e quem autoriza) ?

1.3 - Pagamentos

a) Os sistemas de pagamentos evitam que os mesmos sejam consumados sem conferência e aprovações prévias e obedecidos os esquemas de autorizações e assinaturas de cheques (indicar como se processam e quem é responsável por autorizações e assinaturas) ?

b) Os estoques de talões de cheques, bem como os talões em uso são controlados e inspecionados, de maneira evitar sua utilização indevida (indicar como, por quem e data da última inspeção) ?

c) É proibida a assinatura de cheques em branco (caso contrário, indicar quais as providências tomadas para garantir a sua utilização adequada)?

d) É proibida a assinatura de cheques ao portador (caso o contrário, indicar quais as providências tomadas para garantir a sua utilização adequada) ?

e) Os cheques para reembolso ou suprimento são emitidos sob a forma nominal ao caixa (caso contrário, indicar as providências tomadas para garantir a sua utilização devida) ?

f) Os cheques são cruzados antes de serem encaminhados para assinatura ?

g) Os cheques são emitidos com cópias ? As referidas cópias :

g.1 - contêm as rubricas dos assinantes dos cheques ?

g.2 - contêm as destinações adequadas da finalidade da emissão dos cheques?

h) Os cheques são emitidos em seqüência numérica ?

h.1 - rasgados nos espaços das assinaturas ?

h.2 - conservados a fim de controle da seqüência numérica ?

i) A documentação suporte de pagamento é controlada quanto a (ou é):

i.1 - apresentada junto aos cheques encaminhados para assinatura ?

i.2 - revisada pelos assinantes dos cheques, com evidências dessa revisão ?

i.3 - cancelada adequadamente para evitar reapresentação (indique por que processo) ?

j) O cancelamento da documentação, antes referido, é efetuado pelos próprios assinantes dos cheques ou na sua presença ?

k) Os cheques emitidos para pagamentos em geral, inclusive para depósitos, suprimentos de caixa, etc. são :

k.1 - assinados por duas pessoas ?

k.2 - assinados mediante sistema atribuído em função de valores (por um diretor, por um procurador; por um diretor e um procurador; por dois procuradores; por dois diretores) ?

(Em qualquer caso, indique quem assina e descreva sistemas utilizados).

l) A assinatura dos cheques é feita mecanicamente ?

Em qualquer caso, avaliar se :

l.1 - seria recomendável à empresa tal processo ?

l.2 - são satisfatórios os controles sobre as matrizes das assinaturas (indicar por quem e como se processam) ?

m) É utilizado pela empresa o sistema de fundo fixo de caixa ? Em qualquer caso, relacionar os fundos de caixa existentes, inclusive subsidiários, relacionar os responsáveis, indicar o montante dos pagamentos mensais efetuados e avaliar :

m.1 - seria recomendável à empresa a adoção de fundos fixos ?

m.2 - os fundos são mantidos em níveis aceitáveis ou razoáveis às necessidades da empresa ?

m.3 - os fundos estão sob a responsabilidade do caixa ?

m.4 - há um limite fixado para pagamentos em dinheiro ?

n) Os adiantamentos, inclusive para despesas, são previamente autorizados por funcionários responsáveis ? Quanto aos mesmos :

n.1 - são emitidos e assinados adequadamente os recibos ou vales ?

n.2 - existe definição de prazos para liquidação ou prestação de contas (descrever) ?

n.3 - são contabilidade no ato ou findos os prazos, conforme o caso ?

o) É vedado ao caixa descontar cheques de funcionários ou terceiros ? Caso contrário, os referidos cheques são :

o.1 - autorizados previamente por pessoal responsável ?

o.2 - devidamente contabilizados ?

1.4 - Bancos

a) Todas as contas bancárias ou procuradores estão devidamente :

a.1 - autorizados pela direção ?

a.2 - registradas no razão geral ou em razões auxiliares ?

a.3 - abertas em nome da empresa ?

b) Os bancos são oficial e imediatamente informados quanto aos procuradores que deixam a empresa ?

c) Os extratos bancários recebidos são entregues diretamente ao responsável pelas conciliações bancárias (indicar por quem são entregues)?

d) Os serviços de conciliações bancárias são :

d.1 - efetuados mensalmente e mantidos de forma atualizada (indicar o mês da última conciliação efetuada) ?

d.2 - elaborados por funcionário que não intervém na preparação, aprovação ou assinatura de cheques nem no manuseio do numerário ?
d.3 - preparados em formulários adequados, indicando natureza, idade e datas de regularização das pendências ?

e) São ou há evidências de que seguidos os seguintes procedimentos quanto à mecânica no preparo e acompanhamento das conciliações:

e.1 - conferência dos saldos transportados dos extratos anteriores para os atuais?

e.2 - somas dos extratos bancários e apuração de saldos, mesmo que numa base de testes ?

e.3 - somas das conciliações bancárias ?

e.4 - providências no sentido de eliminar as pendências o mais prontamente possível (indicar quais são) ?

e.5 - comparação de datas dos registros nos extratos e na contabilidade ?

e.6 - exame dos extratos quanto à possibilidade de eventuais rasuras ou emendas ?

Pontos retirados da Obra Manual Prático de Auditoria Contábil, para acessar mais conteúdos atualizados, clique aqui.

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