AUDITORIA CLIENTES – DUPLICATAS A RECEBER

Realizável a Curto Prazo: registra-se os direitos a receber no prazo de até 12 (doze) meses, representados pelas seguintes contas Duplicatas a receber, Impostos a recuperar e outros Créditos.

4.1 Principais incorreções:

ü        não conciliado o saldo contábil das contas dos clientes com o relatório das duplicatas a receber;

ü        a empresa não possui relatório das duplicatas a receber ou mantém o controle e não emite o relatório ao final de cada mês;

ü        título/duplicata a receber pendente de longa data, sem a devida provisão para devedores duvidosos conforme regra legal;

ü        contabilização a maior ou a menor da receita;

ü        erro na contabilização de devoluções de vendas e vendas canceladas – não batem com os livros de entrada de mercadorias;

ü        lançamentos invertidos entre contas de clientes.

ü        duplicatas a receber no prazo superior a 12 meses da data do encerramento do balanço, as quais devem ser reclassificadas para o Realizável a Longo Prazo.

4.2 Documentos a serem solicitados:

a) O auditor poderá solicitar o razão contábil das contas selecionadas para exame, e a própria cópia do razão contábil poderá servir como papel de trabalho;

b) A partir do razão contábil solicitar à contabilidade o recebimento subseqüente, ou seja, o auditor deverá verificar se as duplicatas constantes na seleção foram recebidas, na data do documento, mediante verificação nos relatórios de recebimento junto ás instituições financeiras.

4.3 Procedimentos:

1) Conferir se o saldo da conta de Duplicatas a Receber (ou Clientes) constante no balancete contábil está em conformidade com o Relatório de Duplicatas a Receber do setor financeiro e efetuar os seguintes testes:

ü       por amostragem, selecionar clientes;

ü       efetuar testes de recebimento subseqüente (nos meses seguintes a data base do balancete, verificar o crédito ou depósito em conta corrente referente o recebimento das duplicatas analisadas);

ü       as duplicatas selecionadas para os testes, e ainda não recebidas até a data da realização dos trabalhos de Auditoria, conferir o valor e data de vencimento com a efetiva nota fiscal;

ü        investigar as diferenças existentes entre o balancete e o Relatório de Duplicatas a receber;

2) alternativamente, inexistindo Relatório de Duplicatas a Receber do setor financeiro:

ü        por amostragem, selecionar os clientes mais representativos e efetuar o teste de recebimentos subseqüentes ou verificar a emissão da nota fiscal;

3) a grande dificuldade que a Auditoria enfrenta na análise desta conta ocorre quando a empresa não emite a cada final de mês o Relatório de Contas a Receber e ainda  é feito o registro apenas em uma conta contábil. A chance de ocorrer erros é enorme (receita contabilizada a maior, recebimento ou fatura não contabilizada, etc.) e o Auditor fica impossibilitado de efetuar qualquer análise.

Cabe ao Auditor mencionar tal situação no relatório de auditoria e recomendar a adoção de procedimentos para regularizar a situação. Para dirimir a dúvida sobre a contabilização a maior ou a menor das Receitas, o Auditor poderá confrontar a Receita constante no balancete com os Livros de saída de Mercadorias ou Produtos (ICMS/IPI) e de Serviços(ISS),atendo-se aos grupos:

ü        5.101 a 5.125; 5.35; 5.401 a 5.405; ( no estado)

ü        6.101 a 6.125; 6.35; 6.401 a 6.405; (interestadual)

ü        7.101 a 7.125; 7.35; 7.401 a 7.405; (exportação)

Observar que muitos códigos de saídas não são receitas*, ex: simples remessa, devolução de compras, transferências, simples remessa, venda do imobilizado, retorno, doação, amostra, etc.

* Muito comum, nas auditorias realizadas por nós, que as empresas estavam contabilizando como receita amostra, doação, etc., sendo que o correto seria a contabilização, com base no custo, em contas de despesas. O reflexo seria uma tributação incorreta de PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, dentre outras e saldos inadequados.

4.4) Créditos (duplicatas) não recebidas que podem ser baixadas como perda (despesa dedutível)

Para efeito de apuração do lucro real e da base de cálculo da CSL, poderão ser registrados como perda os créditos decorrentes de operações com pessoas ou empresas não ligadas, conforme arts.  9º a 12 da Lei 9.430/96 (arts. 340 a 434 RIR/99). Esse procedimento é facultativo, ou seja não obrigatório, devendo o Auditor recomendar o registro da referida despesa, somente no caso em que a empresa possua lucro tributável. Abaixo estão descritos os artigos 9º ao 12:

a) sem garantia, de valor

ü        até R$ 5.000,00, por operação, vencidos há mais de 06 (seis) meses, sem cobrança judicial;

ü        acima de R$ 5.000,00 até 30.000,00, por operação, vencidos há mais de 01(um)ano, sem cobrança judicial;

ü        superior a R$ 30.000,00, vencidos há mais de um ano, desde que iniciados e mantidos procedimentos judiciais para o seu recebimento.

b) com garantia de valor, vencidos há mais de dois anos, desde que iniciados e mantidos procedimentos judiciais para o seu recebimento.

c) contra devedor declarado falido  ou pessoa jurídica concordatária, à parcela que exceder o valor que esta tenha se comprometido a pagar.

d) Registro Contábil das Perdas ( art.341 RIR/99)

Os registros contábeis das perdas admitidas nesta Subseção serão efetuados a débito de conta de resultado e a crédito (Lei 9.430, de 1996, art. 10):

I – da conta que registra o crédito de que trata o § 1º, inciso II, alínea a , do artigo anterior (créditos incobráveis até R$ 5.000,00 deverão ser registrado a crédito da conta de duplicatas a receber);

II – de conta redutora do crédito, nas demais hipóteses( todos os valores lançados como perda e superior a 5.000,00 deverão ser contabilizados a crédito em conta redutora da conta de duplicatas a receber)

Ocorrendo a desistência da cobrança pela via judicial, antes de decorridos cinco anos do vencimento do crédito, a perda eventualmente registrada deverá ser estornada ou adicionada ao lucro líquido, para determinação do lucro real correspondente ao período de apuração em que se der a desistência (Lei 9.430, de 1996, art. 10, § 1º).

e) Créditos Recuperados (art.343 RIR/99)

Deverá ser computado na determinação do lucro real o montante dos créditos deduzidos que tenham sido recuperados, em qualquer época ou a qualquer título, inclusive nos casos de novação da dívida ou do arresto dos bens recebidos em garantia real (Lei nº 9.430, de 1996, art. 12).

Importante: Pelas normas e princípios contábeis (conservadorismo, competência) havendo duplicatas vencidas, salvo melhor critério, devem ser provisionadas as respectivas perdas conforme o critério do art. 340 a 344 do RIR/99. Em um caso prático, a empresa tem R$ 2.500.000,00 de clientes a receber, porém desse valor R$ 1.500.000,00 estão vencidas e sem expectativa de recebimento, cabe ao auditor solicitar que a respectiva provisão seja reconhecida, sob pena do valor ser mencionado no Parecer, como abaixo citamos, a título de exemplo:

PARECER COM RESSALVA

(1) Examinamos os balanços patrimoniais da empresa ABC, levantados em 31 de dezembro de 20X1 e de 20X0, e as respectivas demonstrações do resultado, das mutações do patrimônio líquido e das origens e aplicações de recursos correspondentes aos exercícios findos naquelas datas, elaborados sob a responsabilidade de sua administração. Nossa responsabilidade é a de expressar uma opinião sobre essas demonstrações contábeis.

(2) Nossos exames foram conduzidos de acordo com as normas de auditoria e compreenderam: (a) o planejamento dos trabalhos, considerando a relevância dos saldos, o volume de transações e o sistema contábil e de controles internos da entidade; (b) a constatação, com base em testes, das evidências e dos registros que suportam os valores e as informações contábeis divulgados; e (c) a avaliação das práticas e das estimativas contábeis mais representativas adotadas pela administração da entidade, bem como da apresentação das demonstrações contábeis tomadas em conjunto.

“(3) A provisão para créditos de liquidação duvidosa, constituída pela entidade em 31 de dezembro de 20X1, é de R$............. . Todavia, nosso exame indicou que tal provisão não é suficiente para cobrir as perdas prováveis na realização de tais créditos, sendo a insuficiência não provisionada, naquela data, de aproximadamente R$........... Consequentemente, em 31 de dezembro de 20X1, o resultado do exercício e o patrimônio líquido estão superavaliados em aproximadamente R$............, líquidos dos efeitos tributários”.

 

“(4) Em nossa opinião, devido à relevância dos efeitos da insuficiência da provisão para créditos de liquidação duvidosa, como mencionado no parágrafo 3º, as demonstrações contábeis referidas no parágrafo 1º, correspondentes ao exercício findo em 31 de dezembro de 20X1, não representam adequadamente a posição patrimonial e financeira da Empresa ABC, em 31 de dezembro de 20X1, o resultado de suas operações, as mutações de seu patrimônio líquido e as origens e aplicações de seus recursos referentes ao exercício findo naquela data, de acordo com os Princípios Fundamentais de Contabilidade”.