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A distribuição de um relatório varia em função do tipo de auditoria e da organização da empresa.
1) Ao diretor geral ou gerente geral.
2) Ao gerente responsável pelas atividades sujeitas à auditoria.
3) À pessoa diretamente ligada às atividades que estão sendo examinadas.
A cada nível da administração deve ser enviado um relatório apontando as falhas das seções examinadas.
Por exemplo: no exame da folha de pagamento são notadas as seguintes deficiências:
1) Constantemente são feitos pagamentos que excedem o valor líquido da folha;
2) Faltavam algumas declarações de dependentes;
3) Para três funcionários selecionados, as deduções foram calculadas de forma incorreta;
4) Foram pagas gratificações sem autorização.
ENVIAR RELATÓRIOS DISTINTOS AOS SEGUINTES SETORES:
1) Alta Administração
Pagamentos em excesso
Gratificações sem autorização
2) Chefe do Departamento de Pessoal
Falta de declaração de dependentes
Deduções calculadas incorretamente
Princípio Básico
CONHEÇA QUEM IRÁ LER O RELATÓRIO E A UTILIDADE DO RELATÓRIO PARA ELE. IDEALIZE E ESCREVA O RELATÓRIO EM FUNÇÃO DESTES PRINCÍPIOS.
OBJETIVOS
a. Identificação das áreas auditadas.
b. Perfil dos exames realizados.
c. Data-base ou período auditado.
d. Período em que foram realizados os exames.
RESULTADOS DOS EXAMES
e. Fatos constatados e de relevância.
f. Informações relativas aos fatos constatados.
g. Descrição dos procedimentos estabelecidos e dos pontos não seguidos.
CONCLUSÕES
h. Opinião clara e concisa do auditor, suportada em fatos;
i. Comentários do auditado.
RECOMENDAÇÕES
j. Sugestões para melhorias efetivas.
k. Informações adicionais à administração.
l. Reduções de custos e/ou despesas.
ORGANIZAÇÃO, DESENVOLVIMENTO E PLANEJAMENTO DO RELATÓRIO
a. Relatório deve ser uniforme;
b. Os assuntos devem ser reunidos dando-se ênfase aos aspectos principais;
c. A exposição deve ser coerente e contínua, sem sofrer interrupções nos parágrafos e sem alterar os assuntos.
Como planejar um relatório com uniformidade, coerência e ênfase
Através de um esboço, listando os tópicos ou itens que devam ser incluídos no relatório, decida a ordem dos itens listados. Geralmente os principais itens são listados no inicio do relatório.
Revisão de esboço
· Foram incluídos todos os pontos importantes?
· Foram eliminados os pontos sem importância?
· O agrupamento dos assuntos é lógico?
Quando e como preparar o esboço
QUANDO?
· O mais próximo da data em que os serviços foram feitos.
COMO?
· Escreva sentenças curtas e objetivas;
· Separe as seções com letras de destaque;
· Use subtítulos entre as seções;
· Deixe espaço entre os parágrafos;
· A primeira sentença de cada parágrafo deve ser informativa;
· Use terminologia familiar;
· Evite parágrafos com excesso de números;
· Use gráficos, mapas ou quadros quando há muitos números.
Os 3 “C”s do Relatório
· CLARO
· CONCISO
· CORRETO
O melhor meio de escrever relatórios pode ser sumarizado pelos 3 “C”s
a) Seja “Claro” – use palavras que possam ser entendidas, evitando interpretações erradas.
b) Seja “Conciso” – diga tudo que for importante, eliminando palavras desnecessárias.
c) Seja “Correto” – não somente as informações, mas a escrita também deve ser correta.
Pontos retirados da Obra Relatórios de Auditoria para acessar mais conteúdos atualizados, clique aqui.
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