Como fazer para obter êxito quando da contratação e acompanhamento de empresas terceiras?

Embora varie de setor para setor e dependa da natureza do serviço, a terceirização tem sido buscada com os objetivos primeiros de:

a) redução de custos;

b) concentração de esforços dos tomadores de serviços nas suas competências principais, deixando de realizar serviços que consideram não possuir a tecnologia necessária ou serviços ditos de "apoio".

Assim sendo, tem-se, por um lado, a contratação de serviços especializados ligados à atividade-meio do tomador, que tem o objetivo de aumentar a produtividade e a qualidade do seu produto ou serviço por meio do know how de empresas terceiras em atividades quase sempre intensivas em tecnologia e de alto valor agregado.

Por outro lado, encontram-se as atividades consideradas como "apoio" em que, com algumas exceções, o objetivo principal dos tomadores de serviços com a terceirização é simplesmente a redução de custos. Essas atividades são quase sempre consideradas como "secundárias" e cuja contribuição, para a obtenção de uma melhor qualidade e produtividade nos tomadores de serviços, é geralmente considerada mínima ou irrelevante.

Mas será que isso é verdade? Até que ponto as atividades ditas de "apoio" também não interferem na produtividade e na qualidade do produto ou serviço gerado pelos tomadores? Até onde vale a pena reduzir os "custos" pela contratação contínua pelos preços mínimos? E, caso as respostas para essas questões mostrem que existe um limite, um meio termo a ser buscado pelos tomadores de serviços, que outros itens, além do preço, esses devem verificar, buscar e exigir quando da escolha da empresa terceira e durante o monitoramento da mesma?

Com a ''onda da terceirização'', criou-se um mito de que, ao terceirizar, a contratante se livraria de todas as questões relativas às atividades terceirizadas e às pessoas ligadas a elas. Além disso, em todos os lugares a pressão por redução de custos vem sendo acompanhada por demissões e por uma elevação da carga de trabalho, fato que, às vezes, impede que os responsáveis pela terceirização tenham o devido conhecimento e tempo para analisar todos os pontos necessários. O mito de uma terceirização ''perfeita'', sem uma fiscalização por parte do contratante, já caiu por terra; a falta de conhecimento sobre como contratar, monitorar e obter qualidade está sendo suprida, em parte, por esta Obra.

Voltemos, então, aos objetivos buscados pela terceirização. Como um contratante pode focar seus esforços em suas competências principais se ele tem de gastar tanto tempo para checar e exigir tudo isso das empresas terceiras? E a redução de custos? Como obtê-la se há todo um custo nas tomadas de preços e no monitoramento das empresas terceiras?

Existem vários aspectos negativos associados a uma alta rotatividade de pessoal na empresa terceira: perda de qualidade do serviço, aumento de pessoal e perda de tempo com constantes períodos de treinamento e adaptação de novos empregados. Os tomadores de serviços, percebendo que, na prática, no dia-a-dia, as pessoas não são tão intercambiáveis com se imaginava, têm evitado a rotatividade das pessoas de duas formas:

A opção de manter o empregado, alternando-se somente a empresa terceira, sujeita o tomador a ter caracterizado o vinculo empregatício - pelo elemento pessoalidade - entre o empregado e sua própria empresa/condomínio, constituindo-se, portanto, em uma opção não-recomendável.

Resta, então, a opção de os tomadores de serviços selecionarem e manterem empresas terceiras profissionais, que se distingam das demais nos vários aspectos abordados.

Assim sendo, sugere-se primeiramente aos tomadores de serviços que façam a seleção das empresas terceiras ao longo do tempo, buscando verificar conjuntamente a idoneidade e o profissionalismo da empresa - analisados nos itens de "contratação'' e "acompanhamento" - e aspectos mais qualitativos, como as condições gerais às quais as pessoas das empresas terceiras estão submetidas, comentados na análise dos casos. Uma maneira fácil de verificar essas "condições gerais" é se colocar no lugar do funcionário da empresa terceira. O que vale para você vale também para as pessoas que estão trabalhando para as empresas terceiras ...

Após a etapa de seleção, sugere-se ao tomador de serviços tentar estabelecer em conjunto com a empresa terceira relação comercial mais a longo prazo. Assim, evita-se a já comentada rotatividade de empresas terceiras e os custos daí advindos. Além disso, espera-se que os procedimentos de acompanhamento fiquem mais eficientes no decorrer do tempo e que os problemas sejam resolvidos mais facilmente, uma vez que as pessoas de ambas as partes saberão a quem procurar para resolvê-los rapidamente. Tudo isso, em conjunto, abre espaço para redução de custos e para que o tomador economize tempo e esforço para seus negócios. Enfim, abre espaço para que os tomadores de serviços tenham como retomo da terceirização um serviço de qualidade até superior ao que era feito internamente, e a custos menores.

Mais qualidade e menos custo! Porém, não se pode confundir custos inferiores aos seus custos internos, com o ''menor preço da praça''! Em todas as suas partes, que existe limite para a redução de custos na terceirização, tanto em termos quantitativos como em termos qualitativos. Isto é, o ''menor preço da praça" pode se transformar em maior custo, problemas legais, trabalhistas, previdenciários, ainda mais, se assumidos por uma qualidade duvidosa.