AUDITORIA NA FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS TERCEIRIZADOS

Fiscalização é a investigação de atos e fatos com a finalidade de verificar incorreções e proceder acertos objetivando promover a avaliação crítica e a melhoria das relações contratuais.

A fiscalização pode ser exercida pelo próprio GESTOR do contrato ou, em empresas que comporte operacionalmente, por pessoa específica.

A fiscalização de contratos não envolve apenas a checagem para averiguar se o contrato foi cumprido e validar a entrega do produto ou serviço, sua qualidade, a quantidade, o preço, formas e condições de pagamentos, etc., mas:

A verificação de toda uma rotina, desde o questionamento da necessidade ou não em adquirir determinado produto ou serviço, sugestões sobre qualidade, quantidade, preço, elaboração e alteração de cláusulas contratuais, até uma visão ampla de mercado para acompanhar aumentos e reduções de preços, bem assim, indagar internamente os motivos do aumento ou diminuição do consumo, objetivando aumentar a eficiência e eficácia da empresa e otimizar custos.

FUNÇÕES DO FISCAL DE CONTRATO

1. Avaliar detalhes técnicos e buscar suprir as necessidades internas originais. (verificar se as especificações técnicas estão corretas e se há a real necessidade em adquirir o produto ou serviço)

2. Interpretar, examinar, notar os defeitos criticar e rever os contratos com terceiros, para constatar pontos que dificultem a sua fiscalização. (Exemplo: não consta multa por atraso na entrega de produtos ou não têm cláusulas que permitam a auditoria dos pagamentos de obrigações e encargos trabalhistas. O fiscal deve questionar esse procedimento)

3. Ordenar, impor e intimar o cumprimento do contrato, visando qualidade, economia e diminuição de riscos. (o fiscal é a pessoa que prima pelo cumprimento do contrato, pois a partir do momento que ele atesta que está tudo em ordem e é feito o pagamento, dificilmente a empresa poderá fazer exigência)

4. Recomendar alterações, inovações, correções e atualizas nos contratos ou em suas cláusulas que são ineficientes, não produz efeito ou não dão bons resultados

5. Acompanhar os acontecimentos e documentá-los. (alterou lista de preços: deve ser produzido adendo contratual; a multa por qualquer motivo deve ter a ciência do preposto do terceiro; obteve um desconto pela entrega incorreta de um produto: produzir documento para efetivar o desconto, etc.)

6. O fiscal de contratos deve ser duro: investigar, questionar, cobrar e ser pouco transigente e conciliador. Deve conferir item por item, se realmente o contrato está sendo cumprido na quantidade, na qualidade e nos prazos contratados. Dificilmente aceitar acordos ou abandonar a opinião própria, porém não se radical. Até porque o fiscal deve colher informações como são e não estando em sua alçada resolver, envia a situação à hierarquia superior para tomar tal decisão.

PERFIL DO FISCAL DE CONTRATOS

· Sólidos conhecimentos e domínio das atividades da empresa.

· Conhecimento técnico do objeto contratado.

· Noções jurídicas sobre contratos.

· Noções gerais de custos e contabilidade.

· Relacionamento e comunicação eficazes.

· Ético.

PONTOS DE FISCALIZAÇÃO

1. É necessária a contratação do terceiro?

O Auditor deverá examinar:

ü Se o fiscal de contratos ou o gestor analise se há a real necessidade de aquisição do serviço ou produto

a)Ao se deparar com uma ordem para a contratação de um terceiro (fornecedor de produtos ou serviços), é imprescindível, para o fiscal, analisar se há real necessidade da contratação, se o motivo alegado pelo setor requisitante existe, mesmo assim, devem ser feitas algumas indagações são oportunas:

Por que?

Para que?

Qual a necessidade?

ü Se o fiscal tem algum elemento de análise junto ao requisitante interno sobre a quantidade, a qualidade e os prazos do objeto escolhido.

b)O fiscal deve verificar a quantidade, a qualidade e prazos inerentes do objeto escolhido, conferir a adequação da necessidade

O objetivo é averiguar se não há solicitação em quantidades maiores que às necessárias, pois mercadorias estocadas ou serviços que poderiam ser evitados aumentam o custo da empresa. Por outro lado, talvez fosse necessária apenas a contratação de uma etapa do serviço, em virtude de uma melhor programação ou, até mesmo, a supressão de etapas do serviço em virtude do mesmo vir a não ser necessário ou substituído futuramente por outro.

Outra análise, que cabe, por mais que possa ser antagônica: se a mercadoria ou serviço não pode ser de uma qualidade inferior que não prejudique o seu objetivo (desde que mais barato). Exemplo: Ao invés de adquirir um refrigerante conhecido, substitui por outro menos conhecido e mais barato. O mesmo caso para papel e assim por diante.

Quanto aos prazos: disciplinar os setores a solicitarem produtos ou serviços com antecedência, pois, via de regra, pague-se caro pela urgência. Também, averiguar qual é o motivo da urgência: ineficiência, falta de programação do requisitante, blefe para a rápida aquisição ou realmente é necessária urgência, para que se firme certa disciplina na próxima compra.

Outra apreciação, a qual depende do momento do mercado: se não há urgência da mercadoria ser adquirida; se a mesma é de uso constante e não se deteriora, poderia ser adquirida maior quantidade, com melhor qualidade, com preço menor e prazo maior de pagamento.

ü O fiscal questiona junto ao requisitante interno o motivo da real necessidade para a aquisição de determinada mercadoria ou serviço?

c) O Fiscal ou o gestor deve questionar o requisitante da mercadoria ou serviço, para verificar as situações da real necessidade interna, mediante as seguintes indagações sobre o problema e as formas de solução:

1. Onde nasceu o problema? Qual a sua origem?

2. A solução está ligada com o produto ou o serviço? (é um produto ou serviço que vai trazer a solução)

3. A necessidade é normal (dentro de uma programação) ou não estava prevista?

4. A solução é um “quebra-galho” ou é definitiva?

5. Até quando pode ser resolvido? (quanto tempo para solução)

6. Quais são as outras formas para resolver o problema? A forma de resolver é apenas a apresentada?

Após as resposta acima, o fiscal formará sua convicção sobre a necessidade ou não da aquisição do produto, podendo fornecer alternativas às necessidades internas.

“Toda a necessidade bem escrita apresenta alternativa de objeto”. Por isso, a necessidade do requisitante deve ser escrita de forma clara e genérica e não presa às alternativas convencionais.

Qual a real necessidade? Para que precisa isto? São as respostas a essas perguntas que permitirão ajustes e melhorias na contratação de terceiros.

Exemplo:

c.1) Determinado setor requisita a compra de um veículo SANTANA, para conduzir colaboradores até o Aeroporto.

Em primeiro lugar a necessidade está viciada, pois a descrição deve informar claramente a necessidade e não induzir a adquirir determinada mercadoria ou serviço. A descrição correta seria:

Locomoção de vendedores, representantes e clientes de outros Estados até o Aeroporto, nas segundas e quartas semanas de cada mês.

Para que precisa isto? Transporte até o aeroporto.

Qual a real necessidade? Transporte até o aeroporto.

Qual a origem do problema? Ausência/falta de meio de transporte até o aeroporto para vendedores, representantes e clientes de outros Estados, quando visitam a empresa, a cada duas semanas no mês.

Até quando pode ser resolvido isso? Em torno de um mês, as pessoas atualmente utilizam táxi.

É uma solução definitiva? Provavelmente

Solução relaciona-se com produto ou serviço? produto

Quais os tipos de solução? Compra de outro carro compatível

As respostas não foram claras. Caso fosse necessário transportar 08 pessoas de uma só vez não caberiam no Santana. Não são todos os dias em que deve ser feito o transporte. A alternativa mais viável seria a locação de VAN, com a disposição de um motorista. Além de adquirir o carro, o qual vai onerar imediatamente o fluxo de caixa da empresa, haverá gastos de IPVA, emplacamento, manutenção, etc. Ainda, terá que contratar um motorista, o qual vai ficar ocioso por duas semanas no mês. E se a empresa suspende a visita de clientes às suas instalações, por descobrir meio mais eficiente.

Não havia a necessidade de comprar um veículo para resolver o problema. A solução estava relacionada com um serviço (locação de VAN ou empresa que disponibilizasse carros maiores ou menores, conforme a necessidade)e não com um produto/ mercadoria.

c.2) O setor requisita a compra de um Audi A-4 completo, para o Presidente.

A descrição da necessidade está viciada e direcionada, pois deveria requisitar um veículo de luxo completo que ficará a disposição do presidente e não determinado veículo.

Qual a real necessidade? Locomoção do presidente

Para que precisa isto? Locomoção do presidente

Qual a origem do problema? O atual veículo utilizado apresenta falhas mecânicas e tem 06 anos de uso.

Até quando pode ser resolvido isso? Tem certa urgência pois o “homem manda”

É uma solução definitiva? Sim, o carro ficará a disposição.

Solução relaciona-se com produto ou serviço? Produto: aquisição de carro

Quais os tipos de solução/alternativa? Não poderia ser um VW-BORA completo, o qual tem os mesmos opcionais do Audi A-4 e custa 35% mais barato. Também, ao invés de um carro zero quilometro, um carro com pouca quilometragem, em excelente estado, com garantia de até 120.000 km pela concessionária e que custe 50% a menos do Audi A-4. Se for uma licitação pública, o direcionamento vai colocar em suspeita todo o trabalho do setor de licitações. Em uma empresa privada, pode haver questionamento dos demais acionistas ou sócios.

A necessidade deve ser clara e genérica e não presa às alternativas convencionais.

ü O fiscal prima pela melhoria da qualidade dos produtos e serviços contratados?

d) Melhoria da qualidade dos produtos e serviços contratados

· Qualidade significa a adequação da contratação: produtos e serviços ajustados à necessidade original;

· Significa também a eficácia do contrato fiscalizado, ou seja, significa o atingimento dos objetivos iniciais de contratação (solução do problema);

· É a busca das soluções mais rápidas e confiáveis.

Dessa forma, qualidade não significa a excelência do produto ou serviço que será contratado, mas aquele que se amolde ao alcançar os objetivos iniciais de contratação. Como exemplo, um computador com DVD, televisão, Rádio Am/Fm, Webcan, tela plana de 17¨e mais configurações potentes, que custa R$ 6.000,00. Este computador vai ter a mesma serventia de um computador simples, com configurações básicas, sendo o ideal para acessar a internet, elaborar alguns relatórios, documentos e enviar e-mail, e que custa R$ 1.300,00.

ü A empresa respeita e é comprometida com os terceiros fornecedores de serviços ou produtos?

e) Respeito e comprometimento pelos contratados

Formação e consolidação da imagem da organização no mercado perante o fornecedor.

Características favoráveis à empresa:

-pontualidade no pagamento

-mesma exigência a todos os fornecedores

-não ter flexibilidade diante aos descumprimentos dos contratos; não cumpriu o contrato:multa

-Prudência e critérios na seleção de fornecedores.

Os terceiros devem tratar a empresa com a máxima prioridade possível, atendendo com seus melhores equipamentos e colaboradores.