CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICIÊNCIAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA

1. Controles Internos dos Pagamentos

1.1 Estoque - Almoxarifado

O almoxarifado é constituído pelo estoque de itens pequenos, por exemplo: papel, parafuso, óleo, material de limpeza, material de escritório, etc.

A empresa tem definida quantidade mínima e máxima de estoque de cada produto.

Estoque atinge quantidade mínima: necessidade de compra.

O responsável pelo estoque emite diariamente um relatório dos produtos que atingiram a quantidade mínima.

Esse relatório é repassado ao responsável de cada setor, o qual emite uma requisição para compra dos materiais necessários ( o responsável pelo estoque não poderá fazer requisição sem a autorização do responsável do setor, pois pode existir materiais que não serão mais utilizados ou serão substituído por outra marca, se comprados nessas condições, a empresa estará dispendendo recursos desnecessários com a aquisição de bens em desuso). O sistema deverá criar um bloqueio dos materiais não mais utilizados para que não estejam constantemente na lista dos estoques mínimos.

1.1 A - Estoque de Matérias-primas

O estoque de matérias-primas, normalmente é próximo da produção e separado do estoque do almoxarifado.

Deve manter estoque mínimo, médio (ideal) e máximo.

Também, quando atinge o estoque mínimo, emitir relatório com a necessidade da compra, o qual será encaminhado para o setor de produção.

O setor de produção, de acordo com a programação de produção do mês, devidamente estudada, planejada e autorizada pela administração, emite requisição para compra de matérias-primas, pelas pessoas devidamente autorizadas.

1.2 Requisições de Compras

Deve conter os seguintes dados:
    • controle numérico
    • data
    • constar a quantidade e as especificações detalhadas de cada produto
    • Identificado o setor
    • assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsável pelo setor
    • assinatura do estoque de produção, Engenheiro de Produção, responsável pelo setor de produção

O comprador da empresa, mediante a requisição, abre a Ordem de Compra

1.3 A Ordem de compra

Deve conter:
    • data
    • numeração
    • quantidade e especificações dos produtos
    • identificação do Setor
    • cotação de Preços, condições de pagamento, etc. em anexo, no mínimo três cotações, quando forem valores pequenos, deixar anotado o número do telefone, o nome das empresas contatadas e o valor dos produtos cotados.
    • o valor unitário, valor total e as condições gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa
    • assinatura do Engenheiro de produção ou responsável
    • assinatura do Diretor de Produção ( a empresa deve ter política determinando os limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite)
    • assinatura do Responsável pelo orçamento ou pelo fluxo de caixa da empresa, para viabilizar o recurso na ocasião
    • assinatura do Comprador.

Manter controle das Ordens de Compras em Aberto

Constar na nota fiscal de aquisição o número da Ordem de Compras

Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor específico: RECEPÇÃO.

1.4 RECEPÇÃO

Antes da recepção, obviamente, a mercadoria passa pela PORTARIA DA EMPRESA, a qual anota os dados: data, hora, modelo do veículo, placa do veículo, motorista, nome da transportadora; organiza os fornecedores e, algumas vezes, fazer a inspeção do conteúdo das mercadorias que estão entrando na empresa.

O setor de RECEPÇÃO confere as mercadorias e as encaminham para o Almoxarifado ou para o Estoque de Matérias-Primas.

Pela ordem de compra os funcionários da Recepção conferem:
    - a quantidade
    - as especificações
    - o acondicionamento e a qualidade dos produtos
    - carimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidência que a mercadoria constante na nota fiscal foi recebida;

1.5 ALMOXARIFADO e ESTOQUE DE MATÉRIAS-PRIMAS

Conduzem os produtos até o responsável pelo Controle de Estoques da empresa ( almoxarifado ou estoque de matérias-primas).

O Almoxarifado (ou Estoque de matérias-primas) confere novamente as quantidades e qualidade do produto e dispõe no estoque.

As entradas no estoque (tanto quantidades como valores) e as saídas através das requisições para industrialização devem ser imputadas no sistema de Controle de Estoque por pessoa independente da que controla o estoque, para evitar manipulações das quantidades. O responsável terá acesso no sistema apenas para visualizar ou imprimir a relação de estoque, não podendo ter senha de acesso para alterar a quantidade dos produtos estocados ( senão fica fácil acertar o estoque).

Ao imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar que deve ficar parcialmente bloqueado, até que o Contas a Pagar analise o processo.

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