Canal de Denúncia: ferramenta pode evitar perdas financeiras e danos à imagem da companhia

Com a expansão da economia brasileira e a obtenção de recordes no nível de emprego, um tema tem preocupado as empresas: como manter um ambiente de trabalho saudável, respeitando as diferenças, priorizando a ética e a boa conduta nas relações entre funcionários, clientes e fornecedores?

Frequentemente lemos na mídia situações de empresas acusadas de assédio moral a funcionários. Certamente, situações como essas ocorrem à revelia da Alta Administração, sendo desencadeadas por comportamentos questionáveis de determinados funcionários em cargos de chefia. Outra situação conhecida são os casos de fraude, que demoram bastante a serem descobertos – quando os são.

Para minimizar essa situação, muitas empresas têm buscado instrumentos de gestão que assegurem o desenvolvimento de um ambiente corporativo ético, transparente e que contemple o respeito aos seus valores e a aderência às regras e procedimentos nas operações do dia a dia.

A principal ferramenta adotada pelas empresas nesses casos é o desenvolvimento de um Código de Ética e Conduta aliado à implantação de um Canal de Ética (ou Canal de Denúncia, como é comumente conhecido).

O Código de Ética e Conduta esclarece para os diversos públicos que se relacionam com a empresa o que é aceitável e o que não é no ambiente corporativo e nas relações de negócio. Como exemplos, podemos citar: proibição de recebimento de presentes e favores de pessoas que se relacionam com a empresa em valores que fogem a um limite razoável (algumas empresas estipulam limites para essas situações nos seus códigos de ética como um teto de R$ 100); compradores da empresa não devem possuir relações de amizade com fornecedores com os quais são responsáveis pelas aquisições dos produtos ou serviços; funcionários com cargo de liderança não estão autorizados a pedir favores pessoais a seus subordinados, evitando misturar a relação profissional com situações de cunho pessoal.

Porém, ter um Código de Ética e Conduta sem o suporte de um Canal de Denúncia torna o Código inócuo. O Canal de Denúncia é a ferramenta pela qual funcionários, fornecedores e clientes, uma vez conhecendo o Código de Ética e Conduta, poderão fazer seus relatos sempre que identificarem que alguém avançou o sinal vermelho e ultrapassou as barreiras estabelecidas pela empresa. O Canal de Denúncia permite eliminar a distância entre a Alta Administração e a operação do dia a dia.

Ele possibilita o reporte imediato de situações que possam vir a causar relevantes perdas financeiras e danos à imagem da companhia (assédio moral e sexual, discriminação, dentre outros) e a adoção de medidas tempestivas de correção pela Alta Administração dos desvios de conduta reportados.

O Canal de Denúncia permite que os relatos possam ser enviados a qualquer tempo por funcionários, fornecedores ou clientes, por meio dos diversos canais de comunicação disponíveis (telefone, internet, e-mail), assegurando o anonimato ao denunciante sempre que este desejar não se identificar.

As denúncias devem ser recebidas sempre por um comitê de ética, que deve estar ligado ao acionista ou seus representantes (Conselho de Administração). O comitê de ética é quem decidirá se irá investigar a denúncia, acionando nestes casos, por exemplo, a Auditoria Interna.

Um outro ponto importante é a possibilidade do Canal de Denúncia ser independente, ou seja, operado por uma entidade externa à empresa (fornecedor especializado nesse tipo de serviço). Esse aspecto fornece mais segurança ao denunciante, pois toda a captura e análise da denúncia ocorre fora dos limites da organização.

Uma pesquisa recente divulgada pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) aponta que a ferramenta que mais identificou fraudes nas empresas foi o Canal de Denúncia, responsável por 43% das fraudes identificadas no ano de 2011.

A exemplo de países como os Estados Unidos e o Reino Unido, que possuem legislação específica que obriga empresas de capital aberto a manterem canais para o recebimento de denúncias e, em alguns casos, até mesmo recompensá-las financeiramente, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), por meio da Instrução CVM 509, definiu que as empresas de capital aberto no Brasil devem possuir meios para receber denúncias, inclusive sigilosas, internas e externas à companhia. Essa definição representa um avanço importante nas práticas de Governança Corporativa e nos esforços das empresas para detecção e tratamento de desvios de conduta e situações de fraude. E ao mesmo tempo uma má noticia para aqueles que gostam de abusar dos limites éticos e de conduta no dia a dia dos negócios.

Victor Leal é gerente da área de Consultoria do escritório de Salvador da Deloitte.